Problemy informatyczne się powtarzają, planowana migracja stoi w miejscu, a obecny sposób obsługi IT przestaje wystarczać? To moment, w którym wiele organizacji zaczyna szukać odpowiedzi na pytanie, czy lepszym rozwiązaniem będzie informatyk dla firmy, własny dział IT, czy wsparcie zewnętrznej firmy informatycznej. W artykule porównujemy najpopularniejsze modele obsługi IT dla firm i podpowiadamy, które z nich sprawdzą się w zależności od skali, budżetu, bezpieczeństwa i potrzeb organizacji.
Z tego artykułu dowiesz się:
- jakie modele obsługi IT może wybrać firma,
- jak może wyglądać model łączący wewnętrzne IT ze wsparciem zewnętrznego zespołu,
- jak zachować kontrolę nad środowiskiem i danymi podczas współpracy z zewnętrzną firmą informatyczną.
Jakie modele obsługi IT może wybrać firma?
Brak stałej obsługi IT i pomoc doraźna
W części małych firm nie funkcjonuje stały model obsługi IT. Problemy są przekazywane informatykowi wzywanemu w razie awarii, znajomej osobie albo pracownikowi, który oprócz swoich podstawowych obowiązków zajmuje się komputerami i systemami.
Rozwiązanie tego typu powinno być traktowane jako przejściowe, a nie docelowy sposób organizacji firmowego IT. Dlaczego? Takie wsparcie może pomóc w rozwiązaniu pojedynczego zgłoszenia, ale nie zapewnia utrzymania całego środowiska. Administracja, monitoring, jasno określona odpowiedzialność – tego brakuje, gdy firma nie ma stałego wsparcia IT.
Informatyk dla firmy lub własny dział IT
Firma może zatrudnić informatyka albo stworzyć wewnętrzny dział IT. W sektorze MŚP jest to zazwyczaj jedna osoba lub niewielki zespół odpowiadający za wsparcie pracowników, administrację, zakupy, bezpieczeństwo i rozwój środowiska. Tak szeroki zakres odpowiedzialności może jednak prowadzić do przeciążenia zespołu, braku zastępstwa oraz niewiedzy w wybranych obszarach.
Zewnętrzna firma informatyczna
Obsługę IT można również powierzyć zewnętrznej firmie informatycznej, takiej jak Symbioza.IT.
W zależności od ustalonego zakresu jej zespół może odpowiadać za:
- bieżące wsparcie użytkowników,
- administrację infrastrukturą,
- monitorowanie infrastruktury IT,
- backup,
- bezpieczeństwo,
- Microsoft 365,
- zakupy sprzętu i licencji,
- realizację projektów.
Takie rozwiązanie daje nie tylko ciągłość wsparcia, ale także dostęp do specjalistów z różnych obszarów bez konieczności budowania wszystkich kompetencji wewnątrz organizacji.
Własny dział IT czy zewnętrzna firma – porównanie
| Obszar | Własny informatyk lub dział IT w MŚP | Zewnętrzna firma IT |
| Zakres kompetencji | Zakres wiedzy zależy od liczby osób i ich specjalizacji. Przy bardziej złożonych zadaniach może być potrzebne dodatkowe wsparcie. | Zapewnia dostęp do specjalistów z różnych obszarów oraz możliwość pozyskania dodatkowych kompetencji od partnerów. |
| Dostępność | Bezpośrednia dostępność pracownika zależy od godzin jego pracy, liczby zadań i nieobecności. | Obsługę zapewnia zespół, a dostępność oraz czas reakcji określa uzgodnione SLA i harmonogramy projektów. |
| Realizacja projektów | Dobra znajomość organizacji ułatwia prowadzenie projektów, jednak trzeba je łączyć z bieżącą obsługą użytkowników i środowiska. | Do realizacji projektu można zaangażować zespół specjalistów z odpowiednim doświadczeniem, niezależnie od zespołu wsparcia IT, obsługującego codzienne zgłoszenia. |
| Kontrola nad środowiskiem | Pracownik korzysta z dostępów nadanych przez firmę i na co dzień zarządza środowiskiem od wewnątrz. Przy zmianie osoby odpowiedzialnej za IT należy pamiętać o przekazaniu dostępów i wiedzy. | Dostępy, odpowiedzialność i zasady pracy są określone w umowie, NDA oraz umowie powierzenia danych. Po zakończeniu współpracy dokumentacja, dostępy i informacje o środowisku są przekazywane klientowi. Klient nie traci dostępów. |
| Bezpieczeństwo | Zespół zna środowisko firmy, ale zaawansowane zabezpieczenia mogą wymagać dodatkowych kompetencji, technologii i narzędzi. | W uzgodnionym zakresie może zapewnić specjalistyczną wiedzę i technologię, monitoring, backup i wsparcie w reagowaniu na incydenty. |
| Skalowanie obsługi | Rozszerzenie zespołu wiąże się z rekrutacją oraz wdrożeniem kolejnych pracowników. | Zakres obsługi można dostosować do nowych potrzeb, większej liczby użytkowników lub planowanych projektów. |
| Koszty | Obejmują wynagrodzenia, rekrutację, szkolenia oraz narzędzia potrzebne zespołowi. | Zależą od ustalonego zakresu usług i SLA, a stała umowa pozwala łatwiej planować miesięczne wydatki. |
Model mieszany, czyli współpraca wewnętrznego IT z firmą zewnętrzną
Model mieszany pozwala połączyć zalety własnego IT i zewnętrznej firmy informatycznej. Wewnętrzny informatyk dla firmy może zajmować się codziennym utrzymaniem środowiska i kontaktem z pracownikami, a organizacja zewnętrzna realizować projekty, zapewniać specjalistyczne kompetencje, wsparcie w bezpieczeństwie, migracjach lub administracji Microsoft 365.
Możliwy jest też odwrotny podział: zewnętrzny zespół przejmuje bieżącą obsługę, a osoba wewnętrzna koordynuje rozwój IT po stronie firmy. Taki model sprawdza się szczególnie wtedy, gdy organizacja chce zachować pełną kontrolę nad środowiskiem, ale potrzebuje bieżącego wsparcia w codziennych pracach.
Jak zachować kontrolę nad środowiskiem przy współpracy z zewnętrzną firmą IT?
Klient zatwierdza zmiany i dodatkowe koszty
Zakres działań zewnętrznej firmy IT jest uzgadniany z klientem. Wszystkie zmiany w środowisku oraz związane z nimi dodatkowe koszty wymagają wcześniejszej akceptacji. Administratorzy odpowiadają za bezpieczne korzystanie z powierzonych dostępów, a zasady poufności i odpowiedzialności regulują umowa, NDA oraz umowa powierzenia danych.
Dokumentacja, raporty i regularne spotkania
Klient ma dostęp do dokumentacji swojego środowiska oraz raportów z bieżącej obsługi i realizowanych projektów. Podczas regularnych spotkań omawiane są aktualna sytuacja, wykonane działania i kolejne potrzeby organizacji. Zewnętrzna firma informatyczna może również przygotować propozycje rozwojowe oraz roadmapę IT, która porządkuje planowane inwestycje i zmiany.
Przekazanie wiedzy po zakończeniu współpracy
W przypadku zakończenia współpracy klient otrzymuje kompletną dokumentację, dostępy oraz informacje potrzebne do dalszego zarządzania środowiskiem. Ogranicza to ryzyko uzależnienia organizacji od jednego dostawcy czy informatyka i ułatwia przekazanie obsługi innemu zespołowi IT.
Outsourcing IT z Symbioza.IT
Symbioza.IT zapewnia kompleksową obsługę informatyczną firm oraz wsparcie wewnętrznych zespołów IT. Zajmuje się zarówno codzienną obsługą użytkowników, jak i realizacją skomplikowanych projektów IT.
Zakres współpracy może obejmować:
- Service Desk, czyli bieżące wsparcie informatyczne,
- administrację infrastrukturą i prace utrzymaniowe,
- wdrożenie i obsługę Microsoft 365,
- pzygotowanie i testowanie backupu,
- monitoring zdarzeń oraz wzmacnianie bezpieczeństwa,
- zakup i wdrażanie sprzętu oraz licencji.
Przed rozpoczęciem współpracy możemy przeprowadzić audyt IT, który pomaga uporządkować sytuację wyjściową, ocenić obecny model obsługi IT, określić najważniejsze potrzeby i zaplanować dalsze działania.
Chcesz sprawdzić, jaki model obsługi IT będzie najlepszy dla Twojej firmy? Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o możliwych rozwiązaniach.
Najczęściej zadawane pytania
Kiedy warto wybrać zewnętrzną firmę IT?
Zewnętrzną firmę IT warto wybrać, gdy organizacja potrzebuje stałej obsługi, specjalistycznych kompetencji, zastępstwa i przewidywalnych zasad współpracy.
Czy outsourcing IT oznacza utratę kontroli?
Nie, jeśli zakres działań, dostępy, raportowanie i odpowiedzialność są jasno opisane w umowie.
Czy własny dział IT i firma zewnętrzna mogą działać razem?
Tak, model mieszany pozwala połączyć znajomość organizacji z dostępem do dodatkowych specjalistów.
" class="lazy" src="data:image/gif;base64,iVBORw0KGgoAAAANSUhEUgAAAAEAAAABCAQAAAC1HAwCAAAAC0lEQVR42mNkYAAAAAYAAjCB0C8AAAAASUVORK5CYII=" alt="">