Dlaczego wraz z rozwojem firmy pojawia się chaos organizacyjny i problemy z IT? [Case study] 

Rozwój firmy bardzo często zmienia także sposób pracy zespołu i organizację środowiska IT. Problemy z dostępem do danych, wiele wersji plików czy coraz wolniejsze działanie systemów to często pierwsze sygnały, że dotychczasowy model pracy przestaje wystarczać. 

Z tego artykułu dowiesz się: 

• dlaczego rozwój firmy może powodować problemy z IT,  
• po czym poznać, że środowisko IT przestaje nadążać za organizacją,  
• jakie problemy najczęściej pojawiają się przy rosnącym zespole,  
• jak uporządkować środowisko pracy w firmie. 

Jak zmienia się sposób pracy wraz z rozwojem firmy? 

W wielu firmach problemy z IT nie pojawiają się nagle. Zaczynają się od drobnych utrudnień: kilku wersji tego samego pliku, problemów z dostępem do danych czy coraz większego chaosu informacyjnego. Później dochodzą jeszcze problemy z wydajnością oraz bezpieczeństwem sieci.  

Wraz ze wzrostem firmy takie sytuacje zaczynają realnie wpływać na organizację pracy, komunikację i ochronę danych. To moment, w którym dotychczasowy sposób pracy przestaje wystarczać, a firma zaczyna potrzebować bardziej uporządkowanego środowiska IT. 

Dlaczego rozwój firmy zaczyna powodować problemy z IT? 

Wraz ze wzrostem firmy rośnie liczba zależności między pracownikami, zadaniami i informacjami. Coraz więcej osób pracuje na tych samych danych, projekty realizowane są równolegle, a informacje przechowywane są w różnych miejscach. Z czasem dotychczasowy sposób pracy przestaje nadążać za skalą działania firmy. 

Rozwój organizacji bardzo często powoduje także problemy z wydajnością środowiska IT. Systemy i aplikacje, które wcześniej działały sprawnie, zaczynają zwalniać, a pracownicy tracą coraz więcej czasu (i nerwów) na długie otwieranie plików, problemy z synchronizacją danych czy wolniejsze działanie wykorzystywanych narzędzi. 

Chaos informacyjny w firmie – przykłady problemów 

Tab. 1 Przykłady problemów IT w rozwijającej się firmie; źródło: Symbioza.IT

Jak wygląda chaos organizacyjny i IT w rozwijającej się firmie – case study 

Jedna z firm z branży handlowo-usługowej zgłosiła się do nas z pytaniem o migrację środowiska do Microsoft 365. Podczas analizy okazało się, że głównym problemem nie była sama poczta czy konkretne narzędzie, ale coraz większy chaos organizacyjny utrudniający codzienną pracę zespołu. 

Stan zastany 

Firma zatrudniała około 30 pracowników pracujących w kilku zespołach. Środowisko pracy rozwijało się stopniowo wraz z firmą, bez jednego wspólnego standardu organizacji danych i współpracy. 

Największe problemy dotyczyły: 

• przechowywania dokumentów w wielu różnych miejscach,  
• przesyłania plików mailowo między pracownikami,  
• pracy na wielu wersjach tych samych dokumentów,  
• trudności z odnalezieniem aktualnych informacji,  
• braku wspólnego środowiska pracy dla całego zespołu,  
• problemów z wdrażaniem nowych pracowników,  
• utrudnionej współpracy między działami.  

W części przypadków ważne informacje były dostępne wyłącznie na konkretnych komputerach, do których nie zawsze był dostęp. 

Co zrobiliśmy? 

Prace rozpoczęliśmy od analizy sposobu pracy poszczególnych zespołów oraz zidentyfikowania obszarów powodujących największe problemy organizacyjne. 

Następnie przygotowaliśmy plan uporządkowania środowiska pracy obejmujący: 

• migrację poczty do Microsoft 365,  
• wdrożenie wspólnego miejsca pracy na dokumentach,  
• uporządkowanie sposobu przechowywania danych,  
• ujednolicenie współdzielenia plików i informacji,  
• uporządkowanie dostępów użytkowników,  
• przygotowanie zasad dalszej organizacji pracy zespołu.  

Efekt 

Po wdrożeniu firma zyskała jedno, wspólne i bezpieczne środowisko pracy z dostępem do aktualnych dokumentów i danych z różnych lokalizacji. 

Najważniejsze zmiany obejmowały: 

• możliwość wspólnej pracy wielu osób na tych samych plikach w czasie rzeczywistym,  
• dostęp do historii wersji dokumentów i łatwiejszą kontrolę zmian,  
• uporządkowanie informacji i dokumentów w ramach wspólnej witryny SharePoint,  
• większą kontrolę nad dostępami użytkowników i organizacją danych,  
• usprawnienie procesów onboardingu i offboardingu pracowników,  
• możliwość dalszej integracji środowiska z innymi narzędziami Microsoft 365. 

 Dzięki uporządkowaniu środowiska IT firma mogła dalej rozwijać organizację bez problemów, które wcześniej coraz bardziej wpływały na codzienną pracę zespołu. 

Uporządkowanie środowiska IT – od czego zacząć? 

W zakresie porządkowania środowiska IT warto nawiązać współpracę z profesjonalną firmą informatyczną. Symbioza.IT od ponad 20 lat wspiera firmy w modernizacji i porządkowaniu obszaru IT. Przeprowadziliśmy setki kompleksowych migracji do Microsoft 365. Skontaktuj się z nami, aby sprawdzić, jak lepiej wykorzystywać IT w swojej firmie oraz jak technologia może wspierać jej rozwój.