Wdrożenie ERP krok po kroku – jak wygląda?

Trudno wyobrazić sobie codzienną pracę bez programów informatycznych, usprawniających firmowe procesy. Jednym z takich narzędzi jest system klasy ERP, który – jeżeli jest dobrze dobrany i skonfigurowany – wspiera niemal każdy dział organizacji. Jak to jednak zwykle bywa w przypadku kompleksowych systemów IT, implementacja tego rozwiązania jest procesem długotrwałym i wymagającym wielu przygotowań. Na czym polega wdrożenie ERP? Jak przebiega krok po kroku? Odpowiadamy! 

Z tego artykułu dowiesz się: 

• co to jest system ERP i jakie działy firmy wspiera; 
• jak wygląda przygotowanie do wdrożenia; 
• co następuje po implementacji narzędzia w danej organizacji. 

ERP – co to jest? 

System ERP (z ang. Enterprise Resources Planning) oznacza system do Planowania Zasobów Przedsiębiorstwa. Warto zaznaczyć, że w skład tych zasobów wchodzą: 

• środki finansowe; 
• pracownicy firmy; 
• urządzenia, systemy, maszyny; 
• komponenty i półprodukty; 
• produkty końcowe, stanowiące ofertę przedsiębiorstwa. 

Systemy klasy ERP wykorzystywane są najczęściej przez firmy produkcyjne, jednak równie dobrze sprawdzą się także w przedsiębiorstwach dystrybucyjnych, handlowych, czy usługowych – wszystkich tych, które mają złożone procesy biznesowe i potrzebują kompleksowego systemu do zarządzania nimi w sposób efektywny.  

Rys. 1 Jakie obszary wspiera ERP – infografika; źródło: Symbioza.IT

Zalety wdrożenia systemu ERP

Główną zaletą systemu ERP jest poprawa komunikacji wewnątrz firmy, lepszy przepływ informacji oraz sprawniejsza realizacja procesów. System ten pozwala na częściową automatyzację pracy. Wysokiej klasy ERP integruje różne działy organizacji w tym np. produkcję, zaopatrzenie, finanse, sprzedaż i obsługę Klientów. Dzięki możliwości monitorowania wszystkich podejmowanych w firmie operacji, system Enterprise Resources Planning przyczynia się do ich usprawnienia, a w konsekwencji – poprawy rentowności. 

Na czym polega wdrożenie ERP?  

Kompleksowy ERP może być wykorzystywany w niemal każdym dziale firmy. Nie dziwi zatem fakt, że implementacja tego sytemu bywa procesem długotrwałym, a samo przygotowanie do niego składa się zwykle z wielu etapów. W dalszej części tekstu przedstawiamy krok po kroku przebieg wdrożenia systemu do planowania zasobami przedsiębiorstwa. 

Rys. 2 Wdrożenie systemu ERP – proces; źródło: Symbioza.IT

Krok 1 – kontakt z firmą informatyczną  

Każda zdecydowana na wprowadzenie ERP organizacja, powinna w pierwszym kroku znaleźć profesjonalną firmę informatyczną, zajmującą się wdrożeniami tego typu. Dzięki temu cały proces implementacji systemu będzie przebiegał sprawnie, a dostarczone rozwiązanie spełni potrzeby danego przedsiębiorstwa. 

Na tym etapie konsultanci przygotowują ofertę oraz harmonogram dalszych prac.  

Krok 2 – badanie i mapowanie procesów  

Jednym z najważniejszych zadań podczas wdrożenia systemu ERP jest kompleksowe mapowanie procesów. Jego celem jest określenie, w jaki sposób pracuje dane przedsiębiorstwo, m.in.: skąd i dokąd przechodzą informacje, kto za jakie procesy odpowiada i jak je realizuje, na jakich etapach występuje współpraca wewnątrz zespołu, a na jakich pomiędzy działami itp.  

Rys. 3 Badanie i mapowanie procesów – co się na to składa?; źródło: Symbioza.IT

Niezwykle ważne jest to, aby nie pominąć żadnego, nawet najmniejszego procesu, szczególnie jeżeli jest on specyficzny dla danej organizacji. Braki w wiedzy, które powstaną na tym etapie, mogą przynieść niebezpieczne skutki podczas samego wdrożenia oraz niepotrzebnie go wydłużać. Bardzo ważny jest tutaj zatem profesjonalizm firmy informatycznej, której to konsultanci przeprowadzą szczegółowy wywiad. 

Krok 3 – określenie potrzeb i oczekiwań  

Udane wdrożenie systemu do planowania zasobów przedsiębiorstwa wiąże się z dopasowaniem go do potrzeb danej organizacji. Właśnie dlatego konieczne jest jasne sprecyzowanie oczekiwań oraz funkcji, jakie powinno posiadać implementowane oprogramowanie. Jeszcze przed spotkaniem z konsultantami warto przygotować listę celów i zadań, w których realizacji ma pomagać ERP. Powinna ona z góry uwzględniać potrzeby wszystkich pracowników, tak aby nie wprowadzać chaosu w trakcie realizacji wdrożenia.  

Krok 4 – uporządkowanie bazy danych  

Kiedy przeprowadzamy się do nowego mieszkania, to najpierw je sprzątamy, a dopiero później wypakowujemy swoje rzeczy. Podobnie jest w przypadku wdrożenia systemu ERP – zanim dojdzie do implementacji, należy uporządkować wykorzystywane bazy danych. Właśnie dlatego kolejnym etapem wdrożenia ERP jest posegregowanie i wyczyszczenie baz danych, np. usunięcie zbędnych informacji lub przeniesienie ich do archiwum. Ta faza pozwala w pełni przygotować środowisko firmowe do implementacji nowego oprogramowania.  

Krok 5 – przygotowanie systemu do potrzeb organizacji 

Kolejny etap to prace programistyczne, w trakcie których wdrożeniowcy dopasowują system oraz jego funkcjonalności do określonych wcześniej potrzeb. Jest to kluczowa faza, pozwalająca na personalizację finalnego rozwiązania. Wdrożeniowcy powinni mieć zatem możliwość stałego kontaktu z przedstawicielem organizacji, w której implementowany jest system, tak aby w razie potrzeby móc szybko rozwiać wszystkie wątpliwości.  

Rys. 4 Co składa się na personalizowany system ERP?; źródło: Symbioza.IT

Krok 6 – wyznaczenie grupy testerów i pierwsze testy  

Ważnym elementem wdrożenia każdego systemu informatycznego jest faza testów. W tym celu należy wyznaczyć grupę osób wewnątrz organizacji, która jako pierwsza zetknie się z nowym system. Najlepiej, aby były to osoby otwarte, chętnie do współpracy ze wdrożeniowcami oraz dobrze znające firmowe procesy. Dzięki takiemu rozwiązaniu będą one mogły wskazać elementy do poprawy, zanim narzędzie zostanie wprowadzone w całej firmie.  

Krok 7 – wdrożenie systemu ERP w całym przedsiębiorstwie  

Wszystkie wcześniej opisane etapy prowadzą do najważniejszego zadania w omawianym procesie, tj. wdrożenia systemu ERP w całym przedsiębiorstwie. W ramach tego zadania konsultanci z firmy informatycznej ustalają termin implementacji narzędzia – w taki sposób, by jak najmniej wpływać na pracę danej organizacji. Dzięki podjętym wcześniej przygotowaniom proces ten realizowany jest bardzo sprawnie.  

Krok 8 – wsparcie powdrożeniowe i dalszy rozwój systemu 

Profesjonalna firma informatyczna po zakończeniu wdrożenia systemu ERP, oferuje swoim Partnerom pełne wsparcie powdrożeniowe oraz umożliwia dalszy rozwój systemu. Zdarza się, że dopiero w trakcie użytkowania nowego narzędzia pojawiają się pomysły co do funkcji, jakie mogłoby ono posiadać. Właśnie dlatego konsultanci zostawiają otwartą furtkę co do dalszych prac i chętnie podejmują się nowych projektów. 

Jaki system ERP wybrać?

Na rynku dostępnych jest wiele systemów do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Podczas wyboru warto jednak skupić się na sprawdzonych producentach. Symbioza.IT wdraża rozwiązania Business Central i to głównie je polecamy naszym Klientom. Dlaczego? Ponieważ pozwalają one na pełną personalizację dostępnych w niej funkcji. Microsoft BC stanowi dla nas tylko szkielet, na bazie którego budujemy dowolne oprogramowanie.

Ile kosztuje system ERP? 

Jaka jest cena wdrożenia ERP? Zapewne nikogo nie zdziwi odpowiedź, że podobnie jak w przypadku innych wdrożeń informatycznych – to zależy. Od czego? Przede wszystkim od wielkości firmy, poziomu rozproszenia jej infrastruktury oraz skomplikowania procesów. Do przygotowania wyceny konieczne jest zatem ustalenie szczegółów podczas konsultacji. Należy mieć na uwadze, że wdrożenie systemu ERP to spora inwestycja. W znaczący sposób usprawnia ona jednak działanie całego przedsiębiorstwa i umożliwia mu dalszy rozwój. 

Ile trwa wdrożenie systemu ERP?

Podobnie jak w przypadku ceny, czas wdrożenia systemu ERP uzależniony jest od wielu czynników, w tym:

• wielkości firmy: liczby pracowników, oddziałów itp.,
• ilości realizowanych w niej procesów oraz poziomu ich skomplikowania,
• sprawności komunikacji pomiędzy pracownikami organizacji, która zdecydowała się na system ERP a wdrożeniowcami z firmy IT.

Nietrudno się jednak domyśleć, że proces implementacji systemu do planowania zasobów przedsiębiorstwa jest długotrwały i zwykle trwa od kilku do nawet kilkunastu miesięcy. Należy mieć to na uwadze przy planowaniu zmian i nawiązać współpracę z konsultantami odpowiednio wcześniej.

Czy Symbioza.IT wdraża systemy klasy ERP?  

Symbioza.IT to firma informatyczna z Poznania. Wśród oferowanych przez siebie usług obok outsourcingu IT, migracji danych do chmury czy dbania o obszar cyberbezpieczeństwa, wymienić może wdrożenia systemów klasy ERP. W naszym dziale wdrożeniowym pracują eksperci, specjalizujący się w dostosowywaniu narzędzi do potrzeb danej organizacji. O udanych wdrożeniach naszej firmy IT, można przeczytać na stronie Referencje.  

Rys. 5 Baner zachęcający do kontaktu; źródło: Symbioza.IT

Każda dobra współpraca zaczyna się od rozmowy, dlatego zachęcamy do skontaktowania się z nami poprzez formularz kontaktowy. Nasi konsultanci z przyjemnością odpowiedzą na wszystkie pytania oraz zaproponują harmonogram wdrożenia systemu do planowania zasobów przedsiębiorstwa.