Jak wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV wpłynęło na optymalizację procesów biznesowych w firmie Fiorentini?
O firmie
Polska spółka handlowa, wchodząca w skład włoskiej grupy, która zajmuje się projektowaniem, produkcją i sprzedażą komponentów, systemów i usług dla branży gazowniczej. Firma specjalizuje się w systemach redukcyjnych i pomiarowych. Głównym celem firmy Pietro Fiorentini jest zwiększanie bezpieczeństwa u kontrahentów oraz ciągłe doskonalenie proponowanych rozwiązań.
Zastana sytuacja biznesowa
Głównym problemem, z jakim mierzyła się firma, był brak zintegrowanych narzędzi, umożliwiających automatyzację procesów biznesowych. Ręczne przygotowywanie specjalistycznych wydruków, niezbędnych podczas realizacji dostaw było bardzo czasochłonne, natomiast brak rzetelnych informacji dotyczących aktualnych stanów magazynowych, powodował problemy podczas codziennej pracy i utrudniał bieżącą realizację zamówień klientów. Dodatkowym wyzwaniem był także brak możliwości elastycznego zarządzania cennikami. Firma nie miała również możliwości swobodnego generowania danych i zestawień, dostarczanych dla zewnętrznej księgowości oraz członków zarządu.
Ograniczenia, spowodowane brakiem dopasowanych narzędzi informatycznych, uniemożliwiały firmie szybkie reagowanie i dopasowanie się do zmieniających warunków rynkowych, przez co przedsiębiorstwo nie mogło w pełni wykorzystać swojego potencjału.
Po przeprowadzonej analizie procesów gospodarczych oraz sytuacji przedsiębiorstwa, zarząd podjął decyzję o wdrożeniu nowoczesnego systemu Microsoft Dynamics NAV, który umożliwi zautomatyzowanie procesów biznesowych.
Wyzwania:
- brak zintegrowanych narzędzi;
- ręczne zlecanie zadań;
- brak rzetelnych danych;
- utrudnione zarządzanie cennikiem.
Rozwiązanie
Wdrożone rozwiązanie objęło swoim zasięgiem dział sprzedaży i zaopatrzenia, a także magazyn oraz obszar finansów, na potrzeby raportowania do zewnętrznej księgowości.
Rozwiązanie Microsoft Dynamics NAV umożliwiło zarządzanie cennikiem, poprzez wprowadzenie podziału klientów i pozycji magazynowych na odpowiednie kategorie. Dzięki takiemu rozwiązaniu dział sprzedaży podczas obsługi zamówień klientów może zarządzać poziomami cen oraz korzystać z usprawnionego systemu rabatowania. Dodatkowo została stworzona osobna kategoria, wykorzystywana w raportach analitycznych, które zostały opracowywane w taki sposób, aby umożliwić dynamiczne raportowanie zdarzeń gospodarczych w różnych ujęciach, w tym także rozliczeń z handlowcami.
Korzyści:
- usprawnienie procesów biznesowych;
- oszczędność czasu;
- wzrost zadowolenia pracowników;
- uzyskanie przejrzystych danych o firmie.
Wdrożenie systemu usprawniło również proces generowania dokumentów do dostaw. Zmodyfikowano definicje produktowe oraz wiersze zamówień sprzedaży, umożliwiając wprowadzenie numerów i opisów stosowanych deklaracji zgodności, które użytkownik może zmienić w razie potrzeby, natomiast system automatycznie rozpoznaje, że dana pozycja wymaga dodatkowych dokumentów. Obecnie użytkownicy podczas drukowania faktury sprzedaży otrzymują gotowe Karty Gwarancyjne oraz Deklaracje uwzględniające dane z drukowanej faktury. Dodatkowo wykorzystanie Microsoft Dynamics NAV pozwoliło na dostosowania umożliwiające zarządzanie prowizjami podczas obróbki zamówień sprzedaży, co usprawniło proces kalkulacji premii dla handlowców.