Wprowadzenie
Jesteśmy renomowaną firmą konsultingowo – szkoleniową z obszaru supply chain, obecną na rynku od 1998 roku. Przeprowadzamy konsultacje oraz szkolenia z zakresu zintegrowanego planowania, zarządzania produkcją i logistyką łańcucha dostaw, a także wspieramy wdrożenia w tych obszarach. Dbamy o wysoką wartość merytoryczną naszych szkoleń – dostarczając wiedzę, stawiamy na ludzi i komunikację, dlatego wszystkie procesy pokazujemy w kontekście ich znaczenia dla funkcjonowania całej firmy. Do tej pory przeprowadziliśmy około 2000 szkoleń dla ponad 1000 różnych firm.
Wewnątrz naszej organizacji cenimy efektywne zarządzanie procesami oraz analitykę, która pozwala nam m.in. prognozować popyt i i planować strategicznie dalsze działania. Siłę i inspirację do pracy czerpiemy z kontaktu z naszymi Klientami, to ich zadowolenie jest dla nas największą wartością.
Wyzwanie
Przed wdrożeniem zrealizowanym przez Symbioza.IT nasi pracownicy korzystali głównie z baz danych w programie Excel.
Każda osoba prowadziła swój plik, który uzupełniała o kluczowe informacje: dane potencjalnych klientów, dane adresowe, zapisy interakcji, planowanie kolejnych działań itp. Dodatkowo cały zespół miał dostęp do kilku plików współdzielonych, zawierających dane o sprzedaży i planowanych szkoleniach (od prognoz, przez realizację sprzedaży, po informacje związane z działaniami posprzedażowymi) Powodowało to pewne problemy, takie jak brak spójności danych, niemożność edycji pliku, gdy inna osoba na nim pracowała, trudność w aktualizacji informacji, coraz wolniejsze działanie dokumentów (w miarę ich rozbudowy). Dodatkowo praca na Excelach wymagała ręcznego wprowadzania danych do komórek, co mogło skutkować powstaniem literówek, duplikatami, czy innymi błędami, a tym samym utrudniać np. znalezienie konkretnej pozycji.
Z uwagi na nieustanny rozwój firmy i coraz większą liczbę organizowanych szkoleń i konsultacji, postanowiliśmy uporządkować nasze dane oraz usprawnić codzienną pracę. W tym celu zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu informatycznego. Zmianę zaproponował nam konsultant IT z firmy Symbioza.IT, zajmującej się obsługą informatyczną naszej organizacji.
Rozwiązanie
Symbioza.IT zaproponowała i wdrożyła rozwiązanie systemowe opierające się o Business Central. Co ważne, stanowił on tylko szkielet, będący punktem wyjścia do budowy spersonalizowanego narzędzia. Program został przebudowany i dopasowany do specyficznych potrzeb naszej organizacji. Ostatecznym celem customizacji było przeniesienie do niego całego środowiska pracy firmy MPM.
Specjaliści z Symbioza.IT:
- przeprowadzili analizę i mapowanie procesów;
- omówili potrzeby z pracownikami naszej firmy;
- zaprojektowali rozwiązanie zgodnie z wymaganiami MPM;
- wdrożyli system oraz zapewnili stałe wsparcie powdrożeniowe;
- w razie konieczności rozszerzali program o dodatkowe funkcjonalności.
System pozwolił nam uzyskać jedno, spójne i aktualizowane w czasie rzeczywistym środowisko pracy. Dzięki wspólnej bazie danych możemy bez trudu przekazywać procesy pomiędzy pracownikami, np. w przypadku nieobecności jednego z nich. Sposób wprowadzania i magazynowania danych został ujednolicony i uporządkowany, co pozwala nam w wygodny sposób sortować, znajdować i aktualizować informacje, a tym samym umożliwia ich sprawną analizę.
Dzięki temu, że system zbudowany jest w oparciu o produkt Microsoft (Business Central), możemy być pewni co do bezpieczeństwa danych i niezawodności narzędzia. Informacje przechowywane są w chmurze, a my nie musimy ponosić dodatkowych kosztów związanych z utrzymaniem serwera.
System usprawnił naszą codzienną pracę, uporządkował dane i pozwolił wykorzystać zaoszczędzony czas na dalszy rozwój naszej firmy.