Personalizowany system informatyczny dla firm szkoleniowych

Bezpieczny system informatyczny, w którym znajduje się cała baza klientów (oraz ich archiwum) i trenerów realizujących szkolenia, a także moduły pozwalające na planowanie i rozliczanie kursów, to marzenie każdego pracownika firmy szkoleniowej. Można je jednak bardzo łatwo spełnić, ponieważ taki system już istnieje. Jakie problemy eliminuje? Jak przebiega jego wdrożenie? Odpowiadamy!

Przeczytaj tekst i dowiedz się:

• co utrudnia pracę w firmach konsultingowo-szkoleniowych;
• jakie cechy mają dobre systemy IT dla firm szkoleniowych;
• czym wyróżnia się program zbudowany na Business Central;
• jak wygląda wdrożenie takiego narzędzia;
• dlaczego warto zdecydować się na propozycję od  Symbioza.IT?

Co utrudnia pracę firm szkoleniowych i z jakimi wyzwaniami się one mierzą?

Najczęstsze wyzwania dla pracowników firm szkoleniowych i konsultingowych obejmują zwykle kwestie związane z planowaniem właściwych terminów szkoleń i próbą okiełznania rozbudowanej i rozproszonej administracji. Sprawy nie ułatwia także konieczność korzystania z kilku różnych programów – nieintuicyjnych i nieralizujących wszystkich potrzeb użytkowników. Istnieją także praktyki, często powielane w firmach konsultingowych i szkoleniowych, które dodatkowo utrudniają i tak już wymagającą pracę. O jakich działaniach mowa? Odpowiadamy w dalszej części tekstu.

Praca na arkuszach Excel

Praca na arkuszach kalkulacyjnych jest normą nie tylko w firmach szkoleniowych. I nie ma w tym nic złego. Excel to jedno z najpopularniejszych narzędzi biurowych. Problem zaczyna się wtedy, gdy stanowi on jedyną bazę danych firmy. Dlaczego? Po pierwsze ciągle rozbudowywany plik z czasem zacznie odpowiadać na działania użytkownika coraz wolniej. Po drugie przy takim wprowadzaniu danych nietrudno o błędy czy dublowanie wpisów (np. dla tego samego klienta, który w międzyczasie zmienił nazwisko czy miejsce zatrudnienia). Po trzecie uszkodzenie wspomnianego pliku może skutkować utratą wszystkich zapisanych w nim informacji.

Każdy prowadzi swój plik

Brak wspólnej bazy danych, czyli praca na osobnych Excelach to kolejna bolączka firm szkoleniowych (często też innych podobnych organizacji). Każda zatrudniona osoba prowadzi swoją dokumentację i samodzielnie ją uzupełnia, co ponownie może prowadzić do duplikacji informacji. Oprócz tego trudno w jakikolwiek sposób zaplanować zastępstwo dla danej osoby. Zrozumienie własnych notatek nie jest trudne, jednak kiedy musimy zrobić to samo z plikiem kolegi czy koleżanki po fachu – zaczynają się schody.

Rys. 1 Jakie praktyki utrudniają pracę w firmach szkoleniowych?; źródło Symbioza.IT

Brak narzędzi, dopasowanych do potrzeb użytkowników

Firmy co prawda często korzystają z programów czy narzędzi, usprawniających pracę, jednak oferowane przez nie opcje mają zwykle charakter ogólny, tzn. nie odpowiadają na specyficzne potrzeby użytkowników czy danej branży. Brak takiej personalizacji może być przyczyną wielu frustracji pracowników i zmuszać ich do znajdowania własnych rozwiązań, które często skutkują błędami lub niespójnościami w danych.

Praca przy wykorzystaniu wielu różnych narzędzi

Konieczność korzystania z wielu plików i programów nie wpływa pozytywnie na efektywność zespołu. W sytuacji obsługi osobnego oprogramowania do kontaktu z klientem, osobnego do fakturowania i administracji, jeszcze innego do przeprowadzania analiz, a dodatkowo koniecznością uzupełniania arkuszy kalkulacyjnych, nietrudno o rozproszenie uwagi. Rozwiązania informatyczne z całą pewnością usprawniają i automatyzują pracę, jednak ich nadmiar może przynieść skutek owdrotny do zamierzonego. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby wykorzystywane systemy IT realizowały jak najwięcej zadań w ramach jednego oprogramowania.

Systemy informatyczne dla firm szkoleniowych

Usprawnienie pracy firm szkoleniowych wiąże się ze wdrożeniem systemu, który przenosi wszystkie zadania do jednego miejsca. Ujednolica bazę danych i tworzy wspólne, aktualizowane w czasie rzeczywistym środowisko pracy. Takie rozwiązanie nie tylko daje użytkownikom wgląd do najświeższych informacji, ale także pozwala na pełną zastępowalność i przekazywanie zadań.

Dodatkowym plusem będzie sytuacja, w której wdrożone oprogramowanie można dostosować do indywidualnych potrzeb organizacji lub wymagań danej branży. W przypadku firm szkoleniowych za takie działanie uznamy np. wprowadzenie inteligentnej bazy Klientów, która sama podpowiada (na podstawie wcześniej dobranych szkoleń i zainteresowań), jakie kursy mogą być ciekawe dla danego uczestnika. Mowa zatem o specyficznych opcjach wspierających lub automatyzujących pracę konkretnego przedsiębiorstwa.

Niezwykle pomocne są także funkcje usprawniające codzienne prace administracyjne i księgowe, takie jak planowanie terminów szkoleń, rozliczanie Klientów i trenerów, rezerwacja miejsc i noclegów itp. – wszystkie w tym samym oprogramowaniu dla firm konsultingowo-szkoleniowych.   

Rys. 2 Infografika przedstawiająca podstawowe zalety systemu informatycznego dla firm konsultingowych i szkoleniowych; źródło: Symbioza.IT

Dedykowane rozwiązania informatyczne zbudowane na bazie Business Central

Oferowany przez Symbioza.IT system dla firm szkoleniowych został zbudowany przy wykorzystaniu Microsoft Business Central. Co jednak ważne, wspomniany program stanowi jedynie szkielet dla całkowicie customizowanego rozwiązania IT.

System Dynamics 365 Business Central to propozycja systemu ERP (Enterprise Resource Planning, z ang. Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) od Microsofu. Przygotowane przez nas oprogramowanie dla firm szkoleniowych bazuje na podstawowych opcjach i zabezpieczeniach tego narzędzia. Cała funkcjonalność została jednak zbudowana od zera, z myślą o specyficznych potrzebach branży.

Same systemy ERP opisujemy szerzej w artykule: ERP – co to jest, jakie procesy wspiera, dlaczego warto?. Dlatego jeżeli interesuje Cię ta tematyka, zapraszamy do lektury.

Zalety personalizacji systemu Business Central

System dla firm konsultingowo-szkoleniowych, który został zbudowany na szkielecie Microsoft Business Central, korzysta z wszelkich udogodnień i zabezpieczeń oferowanych przez giganta z Redmond. Mowa tutaj między innymi o:

• podwójnej autoryzacji,
• przechowywaniu danych w chmurze na bezpiecznych serwerach,
• konieczności płacenia tylko za licencje;
• braku własnych serwerów, a co za tym idzie oszczędność środków.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, dlaczego brak własnych serwerów pozwala na ograniczenie wydatków, przeczytaj nasz poprzednie artykuły:

• Własna serwerownia a serwer w chmurze;
• Dzierżawa serwera wirtualnego, czyli wszystko, co musisz wiedzieć o BlueCloud.

Systemy informatyczne – jak przebiega wdrożenie?

O tym jak przebiega wdrożenie systemów informatycznych, pisaliśmy już nieraz w innych artykułach. Z uwagi jednak na to, że proces implementacji mocno wiąże się z tematem tego artykułu, postanowiliśmy jeszcze raz omówić ten temat.

Analiza biznesowa i mapowanie procesów

W pierwszym kroku każdego wdrożenia informatycznego należy przeprowadzić analizę biznesową oraz mapowanie procesów występujących w danym przedsiębiorstwie. Dzięki temu firma informatyczna, zajmująca się implementacją systemu będzie w stanie zrozumieć:

• jak działa dana organizacja,
• w jaki sposób przekazywane są informacje,
• jakie obowiązki realizuje każdy z działów i kiedy następuje między nimi współpraca,
• jakie są najważniejsze punkty każdego z procesów,
• jakie są nietypowe procedury w firmie,
• gdzie pojawiają się problemy w procesie.

Omówienie potrzeb z pracownikami firmy

Następnie należy skonfrontować uzyskane informacje z realnymi doświadczeniami pracowników. Jest to bardzo ważny etap, w którym ustalane są już konkretne potrzeby oraz rzeczywiste wymagania docelowych użytkowników systemu.

Zaprojektowanie rozwiązań zgodnie z wymaganiami firmy

W kolejnym kroku następuje zaprojektowanie rozwiązań, które będą spełniały wymagania użytkowników i rzeczywiście wpłyną na usprawnienie realizowanych w firmie procesów. Na tym etapie bardzo ważna jest aktywność po stronie firmy, w której odbywa się wdrożenie systemu. Sprawny feedback, wymiana opinii oraz stała współpraca pomogą w szybkim znalezieniu najlepszego rozwiązania.

Rys.3 Wdrożenie systemu informatycznego w firmach szkoleniowych i konsultingowych krok po kroku; źródło: Symbioza.IT

Przegląd i archiwizacja danych

Przegląd danych, ich uspójnienie, a także w razie konieczności archiwizacja, to bardzo ważny element każdego wdrożenia. Szczególnie istotny w firmach, przetwarzających mnóstwo informacji lub takich, których pracownicy magazynują je w wielu różnych plikach. Przed przeprowadzeniem implementacji systemu konieczne jest zatem uporządkowanie oraz wyczyszczenie bazy danych, która finalnie trafi do nowego narzędzia. Oczywiście specjaliści z profesjonalnej firmy IT chętnie pomogą w realizacji tego zadania.

Wdrożenie systemu i stałe wsparcie powdrożeniowe

Wdrożenie systemu oraz opieka powdrożeniowa to kolejne etapy pracy firmy IT w omawianym projekcie. W tym kroku często zawiera się także faza testów, kiedy to system wypróbowywany jest tylko przez kilku, uprzednio wyznaczonych użytkowników. Kiedy wszystkie ewentualne poprawki i rozszerzenia zostaną wprowadzone, następuje implementacja systemu w całym przedsiębiorstwie. W kolejnym etapie użytkownicy mogą liczyć na szkolenie z jego obsługi oraz stałe wsparcie powdrożeniowe.

Rozszerzanie programu o nowe funkcje

Zdarza się, że w czasie używania systemu, w głowach użytkowników pojawią się kolejne pomysły dotyczące jego rozszerzenia. W takim wypadku należy zgłosić swoją propozycję do wdrożeniowca oraz omówić z nim możliwość wprowadzenia dodatkowych funkcji. Jeżeli implementacją systemu zajmowała się profesjonalna firma IT, to takie działanie nie stanowi żadnego problemu, a często jest wręcz mile widziane. Celem specjalistów jest bowiem doprowadzenie swoich narzędzi do perfekcji.

Dlaczego Symbioza.IT, a nie propozycja systemu informatycznego od innej firmy?

Jeżeli prowadzisz firmę szkoleniową i szukasz programu informatycznego do usprawnienia realizowanych w niej procesów, to zdecyduj się na współpracę z nami. Dlaczego? Przede wszystkim w naszym portfolio już znajduje się system przeznaczony dla firm konsultingowo-szkoleniowych. Nie musisz zatem zaczynać całego procesu od zera, co wiąże się z oszczędnością czasu i pieniędzy.

Rys. 4 Baner zachęcający do kontaktu; źródło: Symbioza.IT

Nasza propozycja może całkowicie odpowiadać na potrzeby Twojej firmy lub wymagać mniejszych lub większych modyfikacji. Absolutnie się przed tym nie wstrzymujemy! Aby dowiedzieć się więcej na temat oferowanego przez nas systemu oraz procesu jego wdrożenia skontaktuj się z nami. Nasi konsultanci chętnie odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania oraz zaproponują najlepiej dopasowane rozwiązanie. Celem Symbiozy.IT jest zwiększenie efektywności Twojej firmy oraz wsparcie jej naturalnego rozwoju.