Outsourcing IT od A do Z, czyli na czym polega obsługa informatyczna firmy?

Obsługa infrastruktury IT oraz dbanie o wydolność sieci jest niezbędnym elementem każdego przedsiębiorstwa i realnie wpływa na jego funkcjonowanie. Zwykle obszarem tym zajmują się informatycy zatrudnieni na etat, jednak coraz większą popularnością cieszy się inne rozwiązanie – outsourcing IT. Co to tak naprawdę jest oraz jakie korzyści przyniesie Twojemu biznesowi? W jaki sposób rozpoznać firmę informatyczną, która świadczy profesjonalne usługi tego typu?  

Z tego artykułu dowiesz się: 

• czym jest outsourcing IT; 
• jakie są zalety oraz co się składa na obsługę informatyczną firmy; 
• po czym poznać profesjonalną firmę świadczącą usługę outsourcingu IT; 
• ile kosztuje outsourcing IT? 

Outsourcing IT – co to jest? 

Outsourcing IT można definiować jako powierzenie obsługi informatycznej przedsiębiorstwa zewnętrznej firmie. Usługa ta może być kompleksowa, co dzieje się najczęściej w małych i średnich organizacjach lub częściowa, obejmująca tylko dany obszar – jest to zwykle spotykane w dużych przedsiębiorstwach. Outsourcing IT pozwala na zaoszczędzenie środków, koniecznych do zatrudnienia oraz utrzymania informatyka na etat. 

Podstawowe zalety outsourcingu IT 

Z powyższego akapitu możemy już wyciągnąć co najmniej dwie podstawowe zalety outsourcingu IT, czyli elastyczność rozwiązania oraz oszczędność środków finansowych. Brak konieczności zatrudnienia osobnego pracownika niesie jednak za sobą także inne korzyści, przede wszystkim: 

• stałą dostępność ekspertów, nieograniczoną urlopami zdrowotnymi czy wypoczynkowymi, 
• wykonywanie większości zadań w trybie zdalnym, co umożliwia niemal natychmiastową reakcję na zgłoszenie,
• obsługę przez wieloosobowy zespół, w którym każdy pracownik specjalizuje się w innym obszarze.
  

Dzięki obsłudze informatycznej firma zyskuje kompleksową opiekę nad infrastrukturą IT. Jako przedsiębiorca otrzymujesz spokój i pewność, że Twoje urządzenia i sieć pracują poprawnie, a dane firmowe są bezpieczne.  

Rys. 1 Outsourcing IT – infografika źródło: symbioza.it

Co się składa na obsługę informatyczną firmy? 

Całościowy outsourcing IT obejmuje szeroki zakres działań, na który składa się: 

• audyt środowiska informatycznego;  

W ramach audytu przeprowadzamy szczegółową kontrolę stanu środowiska IT danej firmy. Sprawdzamy legalność licencji, dokonujemy inwentaryzacji sprzętu, wskazujemy znalezione niedociągnięcia.  

• wskazania dotyczące niezbędnych zmian;  

Wiąże się to z audytem, po którego wykonaniu przygotowujemy szczegółowy raport, zawierający proponowane przez nas działania. Ich celem jest naprawa błędów oraz usprawnienie zastanej infrastruktury. 

• dobór odpowiednich programów, sprzętów i licencji; 

Zawsze dbamy o bezpieczeństwo, legalność i wydajność pracy naszych Klientów, dlatego gwarantujemy dobór najlepszych aplikacji czy urządzeń oraz ich zamówienie u sprawdzonych dostawców. 

• wdrożenie wspomnianych zmian i rozwiązań; 

Nasza praca nie kończy się na zamówieniu sprzętu czy oprogramowania, zapewniamy ich wdrożenie oraz szkolenie pracowników z zakresu obsługi danych rozwiązań.  

• przygotowanie kopii bezpieczeństwa danych firmowych; 

Bezpieczeństwo danych Twojej firmy jest dla nas priorytetem, dlatego oferujemy usługę backupu dopasowaną do preferencji klienta – na jego prywatnym serwerze, w chmurze lub – co sami zalecamy w dwóch niezależnych od siebie miejscach. W naszym przypadku jednym z nich jest nowoczesne Data Center, które znajduje się w innej lokalizacji niż siedziba firmy, a tym samym chroni ją przed utratą danych w wyniku nieprzewidzianych zdarzeń, takich jak pożar czy powódź.  

• wsparcie zespołu HelpDesk, którego zadaniem jest błyskawiczna reakcja na zgłaszane problemy; 

Sprzęty i programy bywają zawodne, a nieprzewidziane awarie mogą skutecznie utrudnić codzienną pracę. Zespół HelpDesk został stworzony po to, abyś zawsze mógł zgłosić problemy z infrastrukturą IT swojej firmy. Błyskawiczna pomoc wykwalifikowanych pracowników pomoże Ci uniknąć długich przestojów w działaniu firmy.  

Czym wyróżnia się outsourcing informatyczny w Symbioza.IT 

Oprócz wspomnianych wyżej obszarów outsourcing informatyczny oferowany przez zespół Symbioza.IT wyróżnia się czymś jeszcze – indywidualnym podejściem oraz wsparciem rozwoju Twojej firmy. W czasie audytu nie analizujemy tylko sprzętów, zwracamy się też do osób – Twoich pracowników. To oni przecież najlepiej wiedzą, z jakimi problemami borykają się na co dzień.  

Jeżeli po przeprowadzonym audycie zdecydujesz się na współpracę z nami, zyskujesz opiekuna, który nie tylko będzie regularnie kontrolował stan infrastruktury IT Twojej firmy, lecz także zapewni pełne wsparcie jej rozwoju. Możesz podzielić się z nim swoimi planami czy pomysłami, a on pomoże Ci przekuć je w realne działanie. Naszym Klientom gwarantujemy partnerskie podejście oraz pełne zaangażowanie, a nie tylko mechaniczne rozwiązywanie problemów. Opiekujemy się nimi i jesteśmy obecni zawsze, a nie jedynie w razie awarii. Właśnie tym wyróżnia się obsługa informatyczna w Symbioza.IT.  

Tabela 1 Outsourcing IT w Symbioza.IT Źródło: symbioza.it 

Jak wybrać firmę do obsługi IT? Po czym poznać profesjonalistów? 

No dobrze, ale jak poznać czy firma informatyczna rzeczywiście poradzi sobie z obsługą danej organizacji? Przede wszystkim zwróć uwagę na to, czy oferuje ona audyt przed rozpoczęciem działań związanych z outsourcingiem IT. Jeżeli ich praca pomija to działanie, powinna zapalić się u Ciebie czerwona lampka. Audyt pozwala nie tylko na inwentaryzacje sprzętu, lecz także szersze spojrzenie na działanie firmy. Daje on możliwość weryfikacji procesów w niej podejmowanych, wskazuje na krytyczne punkty pracy przedsiębiorstwa oraz logikę działań. Na jego podstawie przydzielany jest opiekun, który będzie najlepiej odpowiadał – z uwagi na swoje kompetencje – na potrzeby danej organizacji. Audyt środowiska informatycznego jest zatem integralnym elementem outsourcingu IT. 

Kolejnym sposobem na określenie czy mamy do czynienia z profesjonalną firmą informatyczną, jest sprawdzenie, jakie oferuje ona usługi oraz czy zapewnia kompleksową obsługę. Jeżeli outsourcing IT nie gwarantuje pełnego wsparcia, to konieczne będzie mimo wszystko zatrudnienie dodatkowej osoby lub znalezienie innej firmy. Takie rozbicie zadań znacznie utrudnia zarządzanie infrastrukturą informatyczną.  

Z punktem wyżej wiąże się także następna istotna wartość, tj. dostęp do dostawców legalnych licencji oraz sprawdzonych sprzętów. Decydując się na usługę outsourcingu informatycznego, zależy nam bowiem na pełnej obsłudze, w tym także zamówieniach i wdrażaniu nowych sprzętów i rozwiązań.   

Zespół oferujący obsługę IT firmy powinien być zbudowany z wielu osób, z których każda ma specjalizację w nieco innym obszarze. Dzięki temu niezależnie od napotkanego problemu czy pojawiającej się potrzeby zawsze znajdzie on odpowiednie rozwiązanie.  

Ile kosztuje outsourcing IT? Co wpływa na cenę? 

Wiele osób obawia się kosztów związanych z outsourcingiem informatycznym. Cena takich rozwiązań wcale jednak nie musi być tak wysoka. Koszty miesięcznego ryczałtu uzależnione są od zakresu działań (czy decydujemy się na kompleksową obsługę, czy tylko częściową) oraz liczby pracowników danej firmy. Ponadto, jeżeli dana organizacja korzysta z poprawnie skonstruowanej infrastruktury informatycznej, to cena takiej usługi maleje.   

Szacunkowe koszty outsourcingu IT przedstawiają się następująco: 

• firma do 10 pracowników – 1200-1800 zł miesięcznie,  
• firma około 20 pracowników – 2150-2800 zł miesięcznie,  
• większe przedsiębiorstwa – kwestia indywidualna. 

Pamiętaj, że przed rozpoczęciem usługi outsourcingu IT należy wykonać audyt informatyczny, który wyceniany jest indywidualnie dla każdej organizacji. Koszty takiej inwentaryzacji można jednak pomniejszyć nawet o połowę, jeżeli doprowadzi ona do nawiązania stałej współpracy. 

Outsourcing IT a informatyk na etacie 

Wiemy już szacunkowo, ile kosztuje outsourcing IT. W tej cenie zyskujesz wsparcie wieloosobowego zespołu, w którym każdy z pracowników specjalizuje się w innym obszarze. Eksperci dostępni są zawsze, nie ograniczają Cię urlopy czy niezapowiedziane nieobecności. A koszt usługi i tak jest znacznie niższy niż środki, które musiałbyś przeznaczyć na zatrudnienie i utrzymanie pracownika etatowego. Jak wskazują dane ze strony wynagrodzenia.pl, średnie zarobki informatyka wahają się, w zależności od poziomu zatrudnienia, między 3380 a 7340 zł brutto miesięcznie.

Rys. 2 Średnie zarobki Informatyków źródło: www.wynagrodzenia.pl

Zdalna obsługa informatyczna firm – czy warto? 

Usługa outsourcingu IT jest rozwiązaniem dla firm, którym zależy na bezpieczeństwie swoich danych i urządzeń oraz zapewnieniu ciągłości pracy przedsiębiorstwa. Warto zwrócić uwagę na to, że większość zadań z nią związanych można wykonywać zdalnie. Dzięki temu bez trudu skorzystasz z pomocy firmy informatycznej, której siedziba znajduje się w innym mieście niż Twoja organizacja. Zewnętrzna obsługa informatyczna jest tańsza, bardziej dostępna oraz obejmuje szerszy zakres działań niż zatrudniony na etacie pracownik. Jeżeli chcesz wprowadzić usługę outsourcingu w swojej firmie, skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy w doborze najlepszego rozwiązania.