Outsourcing IT – na co zwrócić uwagę podczas wyboru firmy informatycznej  

Wybór odpowiedniego dostawcy usług informatycznych nie jest zadaniem łatwym. Na rynku znaleźć można bowiem wiele firm oferujących tego rodzaju świadczenia. Przed rozpoczęciem współpracy warto zatem dobrze przyjrzeć się dostępnym opcjom i zweryfikować każdą z nich. Jak to zrobić? Podpowiadamy poniżej! 

Z tego artykułu dowiesz się jak: 

• czym jest outsourcing IT oraz co się na niego składa; 
• od czego zacząć poszukiwania firmy informatycznej; 
• jak sprawdzić, czy dany dostawca spełni potrzeby Twojego przedsiębiorstwa?  

Outsourcing IT – co to? 

Outsourcing IT to usługa polegająca na powierzeniu części lub całości zadań związanych z obsługą i administracją sieci zewnętrznej firmie informatycznej. W ten sposób przedsiębiorstwo nie musi tworzyć (lub rozbudowywać) wewnętrznego działu IT ani zatrudniać pracownika etatowego, a mimo to może czerpać wszelkie korzyści wynikające ze wsparcia profesjonalistów z tego obszaru.  

Co składa się na outsourcing IT firm?  

Na outsourcing IT składa się wiele działań związanych z utrzymaniem, administracją, rozwojem środowiska informatycznego. Główne obszary tej usługi to:  

• Administracja infrastruktury IT – budowa lub modernizacja sieci, zarządzanie systemami i serwerami; 
• HelpDesk – stałe wsparcie informatyczne, szybka likwidacja awarii, zachowanie ciągłości pracy organizacji; 
• Bezpieczeństwo – wszelkie działania wpływające na zabezpieczenie środowiska IT przedsiębiorstwa, w tym backup, programy antywirusowe, szkolenia z cyberbezpieczeństwa. 

Rys 1. Baner Outsourcing IT, źródło: Symbioza.IT

Obsługa informatyczna – jak wybrać firmę IT? Od czego zacząć?  

Decydując się na outsourcing IT, warto w pierwszym kroku ustalić oczekiwania. Czy zależy Ci na tym, aby wesprzeć istniejący zespół lub pracownika, czy chcesz powierzyć dostawcy usług informatycznych wszystkie zadania związane z obsługą sieci. 

Dobrze też odpowiedzieć sobie na pytanie co jest głównym celem outsourcingu IT – może to być np. utrzymanie ciągłości pracy organizacji (wtedy najważniejszym elementem będzie HelpDesk) lub rozwój przedsiębiorstwa i np. rozbudowa infrastruktury informatycznej (z tym najlepiej poradzi sobie administrator sieci). Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie temu, aby skupić się na wszystkich tych obszarach, taka kompleksowa obsługa informatyczna firm jest jedną z usług oferowanych przez Symbioza.IT. 

Jak wybrać firmę informatyczną?  

Kiedy już wiesz, czego oczekujesz od firmy informatycznej oraz jaki jest cel Twoich działań, powinieneś skupić się na wyborze odpowiedniego dostawcy usług IT. Na rynku znaleźć można wiele takich organizacji, jednak nie każda z nich pasuje do oczekiwań oraz profilu działalności danej firmy. Aby jednak upewnić się, że wybrany podmiot ma kompetencje w interesującym nas obszarze, można skorzystać z poniższych wskazówek.  

1. Sprawdź, w jaki sposób firma informatyczna pozyskuje informacje na temat potrzeb Twojego przedsiębiorstwa 

Jeżeli zależy Ci na kompleksowej oraz profesjonalnej obsłudze informatycznej powinieneś zwrócić uwagę na to, w jaki sposób potencjalny dostawca zbiera od Ciebie informacje. Im dokładniejszy wywiad, tym lepiej, ponieważ wskazuje nie tylko na zaangażowanie, ale też chęć zdiagnozowania słabych i mocnych stron infrastruktury IT Twojej firmy. To z kolei pozwala na dokładne zaplanowanie działań wspierających realizowane procesy, usprawniających pracę oraz eliminujących błędy.  

TIP: Unikaj firm, które wcale nie przeprowadzają wywiadu czy badania potrzeb, tylko od razu przechodzą do działania. 

Najbardziej zaawansowaną wersją wywiadu jest audyt IT. Pozwala on na dokładne poznanie środowiska informatycznego Twojej organizacji, sporządzenie raportu i zaleceń. Jeżeli jest on Ci oferowany w czasie negocjacji kontraktu – możesz być pewny, że dana firma informatyczna poważnie traktuje swoje obowiązki, a do każdego klienta podchodzi z należną mu uwagą.  

2. Dowiedz się jakie przedsiębiorstwa są obsługiwane przez daną firmę  

Podczas researchu oraz rozmowy z konsultantem wybranej firmy informatycznej dowiedz się jakie przedsiębiorstwa należą do kręgu jej partnerów biznesowych. Warto pytać nie tylko o nazwy, którymi często nie można się chwalić z uwagi na NDA, ale też wielkość firmy, branżę oraz liczbę oddziałów.  

TIP: Zapytaj konsultanta, czy firma informatyczna obsługuje organizacje, które są podobne do Twojej pod względem branży, liczby zatrudnionych osób czy używanych komputerów.  

W ten sposób upewnisz się, czy Twoja organizacja wpisuje się w profil obsługiwanych przez dostawcę usług IT klientów, a tym samym unikniesz przykrych niespodzianek, które mogłyby pojawić się już podczas obsługi informatycznej.  

3. Sprawdź jakie usługi świadczy wybrany dostawca 

Outsourcing IT obejmuje zwykle kompleksową opiekę nad infrastrukturą informatyczną firmy. W związku z tym dobrze, aby wybrana przez Ciebie firma świadczyła wiele usług z obszaru IT – dzięki temu w razie dowolnej potrzeby związanej z środowiskiem informatycznym, otrzymasz stosowne wsparcie.  

TIP: Dopytaj doradcę klienta o dodatkowe usługi świadczone przez firmę. 

Dodatkowe usługi informatyczne, które mogą okazać się przydatne to m.in. wdrażanie narzędzi i systemów, platformy Microsoft 365 (dawny pakiet Office), wcielanie rozwiązań Business Intelligence czy IoT, cyzli Internet of Things (Internet Rzeczy). Ogromną zaletę stanowi także dostęp do nowoczesnego Data Center. Przestrzeń serwerowa umieszczona w takim budynku gwarantuje pełne bezpieczeństwo przechowywanych na niej danych.  

Rys. 2 Infografika przedstawiająca 5 wskazówek jak wybrać firmę świadczącą usługę outsourcingu IT, źródło: Symbioza.IT

4. Dowiedz się więcej o zespole pracującym w firmie IT 

Każda firma informatyczna zatrudnia zespół ekspertów, którego celem jest dostarczenie profesjonalnych usług IT. Przed rozpoczęciem współpracy warto dowiedzieć się, ile osób pracuje u danego dostawcy – jak wielu jest administratorów sieci oraz czy mają różne kompetencje, a także jak wygląda dział HelpDesku.  

TIP: Zapytaj ilu pracowników zatrudnia dana firma oraz jakie są ich specjalizacje. 

Jeżeli organizacja świadcząca usługę outsourcingu IT może pochwalić się co najmniej kilku-, kilkunastoosobowym zespołem, w którym każdy pracownik specjalizuje się w innym obszarze, to jest to dobry znak. Taki dostawca może bowiem zapewnić wsparcie informatycznie w niemal każdej dziedzinie, dopasowując specjalisty do wyzwania, przed którym stoi Twoja firma. 

5. Sprawdź referencje oraz opinie – online i offline  

Najprostszym sposobem na sprawdzenie kompetencji danej firmy informatycznej jest sprawdzenie dostępnych referencji, case study oraz opinii – zarówno tych dostępnych online na stronie, w wyszukiwarce czy na społecznościowych, jak i offline wśród znajomych przedsiębiorców.  

TIP: Poznaj historię firmy oraz dostępne referencje. W razie pytań zwróć się do konsultanta.  

Wieloletnie doświadczenie, współpraca z licznymi podmiotami i pozytywne opinie wskazują na profesjonalizm danej organizacji. W czasie poszukiwań warto zwrócić się właśnie ku takim firmom informatycznym. 

Ile kosztuje outsourcing IT?

Cena outsourcingu IT uzależniona jest od rozmiaru przedsiębiorstwa oraz ustalonego w umowie zakresu działań (kompleksowa lub częściowa obsługa). Szacunkowe koszty miesięcznego ryczałtu wynoszą:

• dla firmy zatrudniającej do 10 pracowników – 1200-1800 zł,
• dla firmy zatrudniającej około 20 pracowników – 2150-2800 zł,
• dla większych przedsiębiorstw – indywidualnie ustalenia.

Można zatem jasno wywnioskować, że koszt outsourcingu IT jest niższy niż koszt utrzymania pracownika etatowego. Decydując się na tę usługę, nie tylko zyskujesz kompleksowe wsparcie, ale i oszczędzasz nieco środków finansowych.

Outsourcing IT – od czego zacząć?  

Wymienione wyżej sposoby pomogą Ci w znalezieniu profesjonalnej firmy informatycznej, która odpowiednio zaopiekuje się środowiskiem IT Twojej firmy. A swoje poszukiwania powinieneś zacząć od naszej firmy.  

Oferujemy outsourcing IT w tym wsparcie HelpDesk, nowoczesny backup oraz wydajną infrastrukturę informatyczną. W razie potrzeby dobierzemy lub zaprogramujemy także rozwiązania systemowe zgodne z potrzebami Twojej organizacji. Zatem – kompleksowo zaopiekujemy się środowiskiem IT Twojej firmy.  

Wybierz outsourcing informatyczny oferowany przez Symbioza.IT. Skontaktuj się z nami, a nasi specjaliści przedstawią możliwe rozwiązania.