Outsourcing IT – FAQ

Wśród dostępnych usług informatycznych coraz większą popularnością cieszy się outsourcing IT. Z tego względu postanowiliśmy odpowiedzieć na kilka związanych z nim pytań. Dowiedz się co wpływa na cenę outsourcingu i dlaczego współpracę warto zacząć od audytu IT! Przekonaj się ilu specjalistów (oraz na jakich zasadach) będzie obsługiwać Twoją firmę.

Ten artykuł:

• odpowiada na pytania dotyczące usługi outsourcingu IT;
• przekazuje podstawową wiedzę na temat opieki informatycznej od Symbioza.IT.

Outsourcing IT – co to jest?

Outsourcing IT to usługa świadczona przez firmy informatyczne, takie jak Symbioza.IT. Polega na dostarczeniu spoza organizacji kompetencji do naprawy, utrzymania i rozwoju jej infrastruktury informatycznej. Dla obsługiwanego przedsiębiorstwa jest to przekazanie wszystkich lub części obowiązków, związanych z IT na zewnątrz. Outsourcing informatyczny może zastąpić specjalistę zatrudnionego na etacie lub stanowić wsparcie/dopełnienie istniejącego działu IT.

Outsourcing informatyczny – jak wygląda współpraca?

Współpraca w ramach outsourcingu informatycznego dzieli się na cztery główne etapy.

• Audyt IT

Przed rozpoczęciem właściwej obsługi informatycznej konieczne jest dobre rozpoznanie procesów realizowanych w firmie, a także ocena kondycji środowiska informatycznego. Pomaga to w zaplanowaniu dalszych działań oraz usług IT. W tym celu przeprowadzany jest audyt IT.

• Dobór opiekuna (administratora)

W kolejnym etapie zostaje wyznaczony stały opiekun Klienta (lub kilku, jeżeli wielkość obsługiwanej organizacji tego wymaga). Wybór osoby na to stanowisko uzależniony jest od jej kompetencji – muszą one odpowiadać potrzebom usługobiorcy.

• Uporządkowanie infrastruktury IT

Po przeprowadzeniu audytu oraz dobraniu opiekunów rozpoczyna się właściwa współpraca. Zespół specjalistów z firmy informatycznej zajmuje się wprowadzaniem zaplanowanych po audycie zmian, uporządkowaniem i usprawnieniem infrastruktury IT oraz wzmocnieniem jej bezpieczeństwa.

• Utrzymanie infrastruktury IT i jej dalszy rozwój

Po modyfikacjach następuje czas utrzymania środowiska informatycznego. Firma outsourcingowa dba o nieprzerwaną pracę obsługiwanej organizacji oraz zapewnia najlepsze rozwiązania informatyczne. Na tym etapie przedsiębiorstwo może liczyć na pełne wsparcie w rozwiązywaniu bieżących problemów (usługa HelpDesk). Jest to także dobry moment na zaplanowanie kolejnych wdrożeń i usprawnień.

Rys. 1 Outsourcing IT – 4 kroki, podejmowane przy rozpoczęciu współpracy; źródło: Symbioza.IT

O tym, jak wygląda współpraca w usłudze outsourcingu IT opowiadamy więcej w artykule: Chcę przejść na outsourcing IT – jak wygląda współpraca?

Dlaczego warto zdecydować się na outsourcing IT? Jakie ta usługa ma przewagi na informatykiem?

W ramach outsourcingu IT organizacja zyskuje profesjonalne, stałe wsparcie informatyczne, nieprzerwane urlopem czy zwolnieniem chorobowym. Dodatkowo dzięki konsolidacji kontaktów, pracownik obsługiwanej firmy, nie musi sam kontaktować się z wieloma dostawcami IT, w celu np. zebrania ofert na sprzęt czy złożenia zamówień. Wystarczy, że zgłosi taką potrzebę do specjalisty z firmy informatycznej, a ten wszystkim się zajmie, oszczędzając cenny czas Klienta.

Dodatkową zaletą outsourcingu jest dostęp do wielu ekspertów, specjalizujących się w różnych obszarach IT. Dzięki temu w zasadzie każda potrzeba czy wyzwanie może zostać zrealizowane. Trudno wyobrazić sobie podobną wszechstronność u pracownika etatowego.

Firmy informatyczne mają także ułatwiony dostęp do najnowszych technologii – z uwagi na partnerstwa zbudowane przez lata z dostawcami sprzętu IT. Relacje te pozwalają nie tylko na znalezienie wymaganych sprzętów czy oprogramowania, ale także uzyskanie na nie atrakcyjnych cen.

Outsourcing usług IT często będzie też tańszy niż zatrudnienie i utrzymanie informatyka. To dodatkowa korzyść, o której warto pamiętać podczas podejmowania decyzji związanej z doborem dostawcy usług.

Rys. 2 Outsourcing IT – spis zadań; źródło: Symbioza.IT

Zalety outsourcingu opisujemy szerzej w artykule: Outsourcing IT od A do Z, czyli na czym polega obsługa informatyczna firmy?

W jakich firmach sprawdzi się zewnętrzna obsługa IT?

Zewnętrzna obsługa IT to najczęstszy wybór małych i średnich przedsiębiorstw. Dzięki temu nie muszą one tworzyć osobnych, rozbudowanych działów IT. W przypadku takich organizacji cena usługi jest zwykle bardzo atrakcyjna, co stanowi dodatkowy argument za przejściem na zewnętrzne wsparcie informatyczne.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby i większe przedsiębiorstwa zdecydowały się na outsourcing IT. Te powinny być jednak przygotowane na nieco wyższe koszty, większą liczbę opiekunów, a także odrobinę późniejsze rozpoczęcie współpracy (dłuższy proces wejścia).

Ile kosztuje profesjonalna obsługa informatyczna? Od czego zależy cena outsourcingu IT?

Na pytanie jakie są koszty outsourcingu IT nie ma jednej odpowiedzi. Cena takiej usługi uzależniona jest od wielu elementów. Istnieje jednak kilka kluczowych danych, które warto zebrać podczas pierwszych rozmów z konsultantem z firmy IT. Na koszt outsourcingu informatycznego wpływa m.in.:

• liczba pracowników organizacji (liczba stacji roboczych);
• rodzaj infrastruktury serwerowej – czy są to serwery fizyczne wewnątrz przedsiębiorstwa, czy skolokowane w zewnętrznym Data Center, czy może serwer w chmurze;
• informacja o wykorzystywanej poczcie, wskazanie czy firma korzysta z Microsoft 365 (dawny Office 365);
• godziny pracy przedsiębiorstwa – czas, w którym zawsze musi być dostępny konsultant lub inżynier wsparcia;
• liczba lokalizacji firmy oraz ich odległość od siebie.

Outsourcing IT – jakie są modele rozliczeń?

Z uwagi na to, że outsourcing usług IT to rodzaj stałej opieki informatycznej, najczęstszym modelem jest rozliczenie miesięczne w postaci abonamentu. Oczywiście zdarzają się także przypadki współpracy godzinowej. Dzieje się tak np., gdy dana firma ma własny dział IT i tylko potrzebuje wsparcia technicznego przy określonych zadaniach. Inną przyczyną może być niewielki rozmiar obsługiwanej organizacji – nie wymagają one tak częstej kontroli, wystarczy doraźna pomoc. Zdarza się jednak, że model godzinowy w pewnym momencie staje się nieopłacalny, wtedy to firma oferująca outsourcing IT proponuje przejście na ryczałt i tym samym obniżenie kosztów.

Outsourcing usług IT – dlaczego przed podjęciem współpracy należy wykonać audyt IT?

Przed rozpoczęciem współpracy w ramach zewnętrznej obsługi informatycznej profesjonalna firma outsourcingowa zawsze wykonuje audyt IT. Dlaczego? Ponieważ dzięki niemu może dowiedzieć się, w jaki sposób działa dana organizacja, jakie elementy wymagają naprawy czy usprawnienia, a także co nowego należy wprowadzić do infrastruktury IT. Tylko dobre rozpoznanie kondycji środowiska informatycznego oraz zapoznanie się z codzienną pracą zatrudnionych w przedsiębiorstwie osób, pozwoli na rzetelną opiekę informatyczną.

Rys. 3 Jakie elementy obejmuje audyt informatyczny?; źródło: Symbioza.IT

Więcej na temat audytu IT opowiadamy w artykule: Audyt IT – co to jest? Jaki jest jego zakres? 

Outsourcing IT – czy będę miał stałe wsparcie?

Stałe wsparcie informatyczne to jedna z podstawowych cech outsourcingu usług IT. Obsługiwana firma może w dowolnej chwili zgłosić swoje potrzeby do opiekuna lub specjalisty z działu HelpDesk. Celem zewnętrznej opieki informatycznej jest zapewnienie nieprzerwanej, wydajnej pracy przedsiębiorstwa. Aby to osiągnąć, należy stale monitorować infrastrukturę informatyczną firmy i natychmiast reagować na pojawiające się zagrożenia.

O tym, jak działa dział HelpDesk pisaliśmy w artykule: HelpDesk – co to jest, jak działa, jakie ma zalety?

Pomimo tego, że większość zadań realizowanych jest zdalnie, administratorzy sieci regularnie odwiedzają siedziby swoich Klientów. Takie dyżury pozwalają na lepsze zapoznanie się z wewnętrznymi procesami obsługiwanej organizacji. Pomagają one również w nawiązywaniu oraz umacnianiu relacji, które w konsekwencji ułatwiają współpracę.

Zewnętrzne usługi informatyczne – czy będę miał opiekuna?

Każda firma, obsługiwana przez Symbioza.IT ma wyznaczonego jednego lub kilku opiekunów (administratorów sieci), zajmujących się infrastrukturą informatyczną firmy. Liczba tych specjalistów uzależniona jest od wielkości organizacji.

Ile osób będzie obsługiwało moją firmę?

Oprócz wyznaczonego opiekuna (lub kilku opiekunów), firmową siecią informatyczną będą zajmowali się także inżynierowie wsparcia z działu HelpDesk. Doraźnej pomocy mogą także udzielić inni administratorzy IT, architekci sieci, konsultanci, wdrożeniowcy, a nawet programiści.

Rys. 4 Z jakimi specjalistami można współpracować w ramach zewnętrznej obsługi informatycznej?; źródło: Symbioza.IT

Czy w ramach outsourcingu usług IT mogę liczyć na zakup sprzętu i oprogramowania?

Outsourcing IT to kompleksowa opieka informatyczna, dlatego w jej ramach można liczyć na wsparcie podczas doboru i zakupu sprzętu oraz oprogramowania.

Czy mogę rozwinąć firmę, korzystając tylko z outsourcingu IT?

Profesjonalne firmy IT gwarantują wsparcie informatyczne zarówno w ramach bieżących prac, jak i działań rozwojowych. Właśnie dlatego podczas wyboru usługodawcy świadczącego outsourcing IT, warto upewnić się, że mamy do czynienia z taką organizacją.

Więcej wskazówek, dotyczących wyszukiwania rzetelnej firmy informatycznej, omówiliśmy w tekście: Outsourcing IT – na co zwrócić uwagę podczas wyboru firmy informatycznej?

Czy w Symbioza.IT są dostępne inne usługi informatyczne?

Tak jak już wspomnieliśmy, w Symbioza.IT pracuje grupa ekspertów, specjalizujących się w różnych obszarach. Dzięki temu jesteśmy w stanie, obok outsourcingu informatycznego, świadczyć wiele innych usług IT. Wśród nich możemy wymienić m.in. doradztwo technologiczne, backup danych, wdrożenia systemów informatycznych, czy szkolenia IT.

Rys. 5 Baner zachęcający do kontaktu; źródło: Symbioza.IT

Jeżeli jesteś zainteresowany usługą zewnętrznej obsługi informatycznej lub innym działaniem z obszaru IT – skontaktuj się z nami! Nasi specjaliści wysłuchają Twoich potrzeb oraz przygotują odpowiadającą na nie ofertę.