Migracja do Microsoft 365 krok po kroku

Migracja do Office 365 to coraz częstszy wybór firm, które chcą uporządkować środowisko pracy, zyskać nowe narzędzia i poprawić bezpieczeństwo sieci. W ostatnich miesiącach wiele przedsiębiorstw decyduje się na przeniesienie do Microsoft 365, korzystając z rozbudowanych możliwości tej platformy. Na czym polega migracja do usługi Microsoft 365? Na jakie etapy zostaje podzielone przeniesienie kont pocztowych? Odpowiadamy!

Z tego artykułu dowiesz się: 

• czym jest Microsoft 365; 
• jakie są poszczególne etapy migracji poczty do tej usługi; 
• na jakie dodatkowe usługi może liczyć firma podczas realizacji projektu. 

Co to jest Microsoft 365?  

Microsoft 365 to platforma, która łączy w sobie najpopularniejsze aplikacje biurowe, pocztę biznesową oraz nowoczesne usługi chmurowe. Jej najważniejszymi zaletami jest dostęp online do klasycznych aplikacji biurowych, możliwość magazynowania, udostępniania i współdzielenia plików, dostęp do aplikacji poczty oraz Microsoft Teams, dobra integracja z innymi produktami Microsoft oraz fakt, że licencje M365 przypisane są do użytkownika, a nie urządzenia.  

Rys. 1 Zalety platformy Microsoft 365; źródło: Symbioza.IT

Microsoft 365 a Office 365 – czy to to samo?

Wiele firm zastanawia się, czym różni się „Microsoft 365” od „Office 365”. Nie są to odrębne usługi, Microsoft 365 to nowa wersja Office 365, która również zawiera wszystkie dobrze znane narzędzia, takie jak Word, Excel, PowerPoint czy Outlook, dostępne w wersji chmurowej. W ramach migracji do Office 365 przenosimy więc do najnowszego Microsoft 365.

Etapy migracji kont pocztowych do Microsoft 365 

W ramach migracji realizowanej przez profesjonalną firmę informatyczną, taką jak Symbioza.IT, można wydzielić trzy główne etapy, z których dwa są obowiązkowe, a jeden opcjonalny. 

Mowa o:

• przygotowaniu środowiska usługi – obowiązkowe; 
• samej migracji skrzynek pocztowych – obowiązkowe; 
• konfiguracji na komputerach użytkowników – opcjonalne.  

Nieobligatoryjność ostatniego etapu związana jest najczęściej ze strukturą danej organizacji. Jeżeli firma posiada wewnętrzny dział IT, to zwykle samodzielnie podejmuje się etapu konfiguracji skrzynek na komputerach swoich użytkowników.  

Etap I – przygotowanie środowiska usługi 

Pierwszy etap migracji kont pocztowych do usługi Microsoft 365 obejmuje przygotowanie środowiska usługi. To działanie jest kluczowe dla sukcesu całego projektu i obejmuje szereg mniejszych zadań.  

Na samym początku konieczna jest aktywacja i konfiguracja usługi po stronie Microsoft. Stanowi to początek drogi w kierunku platformy M365. Następnym zadaniem jest utworzenie kont użytkowników, które będą wykorzystywane w nowym środowisku i na którym znajdą się wszelkie przeniesione dane.  

Kolejną fazą migracji jest konfiguracja przekierowań, kont współdzielonych oraz grup, co zapewni płynność komunikacji i dostęp do wspólnych zasobów. W kolejnym kroku następuje konfiguracja domen oraz wpisów w DNS, tak aby poprawnie skierować ruch pocztowy do Microsoft 365, czym należy się zająć w kolejnej fazie. 

Ostatnim zadaniem w tym etapie jest weryfikacja przepływu poczty, logów oraz przeprowadzenie testów. Dzięki takim działaniom można upewnić się co do poprawności procesu migracji oraz tego, że nie powoduje ona utraty żadnych ważnych informacji. 

Etap II – migracja skrzynek pocztowych 

Drugim etapem przeniesienia skrzynek pocztowych do usługi Microsoft 365 jest ich sama migracja. Aby przeprowadzić to w sposób poprawny, także należy realizować pewne zadania krok po kroku. Pierwszym z nich jest utworzenie skryptów migracyjnych dla skrzynek e-mail. Pozwalają one na automatyczne przenoszenie danych z poprzedniego systemu pocztowego do nowego środowiska M365. Działanie to zapewnia sprawny proces migracji oraz minimalne przerwy w dostępie do poczty. 

Rys. 2 Migracja poczty do Microsoft 365; źródło: Symbioza.IT

Po przygotowaniu skryptów można zająć się właściwą migracją. W tej fazie skrzynki pocztowe użytkowników są przenoszone do Microsoft 365. Wraz ze zrealizowaniem tego zadania zaczyna się kolejna faza, czyli weryfikacja procesu migracji. Specjalista z firmy informatycznej sprawdza, czy wszystkie dane zostały poprawnie przeniesione oraz czy nie występują żadne problemy z dostępem do poczty. Jeżeli wszystko działa poprawnie, to następuje zakończenie procesu migracyjnego skrzynek pocztowych do środowiska M365. 

Dalsze kroki i działania firmy informatycznej uzależnione są już od firmy, w której przeprowadzana jest migracja. Jeżeli chce ona w pełni skorzystać z możliwości nowych narzędzi, a sama nie posiada kompetencji do przeprowadzenia właściwych konfiguracji na komputerach użytkowników, to może zdecydować się na trzeci, opcjonalny etap wdrożenia. 

Etap III – konfiguracja na komputerach użytkowników  

Pierwszym krokiem w tym etapie jest konfiguracja skrzynek na kontach użytkowników. Obejmuje to takie zadania jak: 

• przeniesienie kontaktów,  
• podręcznych adresów, 
• podpisów z poprzedniego systemu do Microsoft 365.  

Dzięki takim działaniom użytkownicy mają od razu dostęp do wcześniej wykorzystywanych danych, co znacznie ułatwia im rozpoczęcie pracy w nowym środowisku. 

Następną fazą (której nie warto pomijać, a której wdrożenie umożliwia Microsoft) jest wprowadzenie MFA (ang. Multi-Factor Authentication), czyli uwierzytelniania wieloskładnikowego. Tego rodzaju rozwiązanie znacznie zwiększa bezpieczeństwo sieci firmowej, chroniąc ją przed nieuprawnionym dostępem. 

Ostatnim zadaniem, które może zrealizować firma IT w ramach tego etapu, jest instalacja pakietu Office, Teams oraz One Drive na komputerach pracowników. Dzięki niemu użytkownicy zyskują dostęp do narzędzi biurowych oraz komunikacyjnych, które w znaczy sposób usprawniają ich pracę oraz współpracę.  

Migracja poczty do Office 365 a integracja z innymi usługami

Migracja poczty do Office 365 często stanowi dopiero pierwszy krok w większym procesie transformacji cyfrowej. Przeniesienie skrzynek mailowych otwiera drogę do głębszej integracji środowiska pracy – m.in. z systemami ERP, nowoczesnymi narzędziami analitycznymi czy platformami do zarządzania dokumentami. W przypadku firm planujących wdrożenie systemu ERP, pełna integracja z Microsoft 365 pozwala usprawnić przepływ danych, komunikację i zarządzanie zespołem.

Dobrze zaplanowana migracja do M365 to także okazja do uporządkowania dotychczasowych procesów biznesowych. Przykładem może być wdrożenie aplikacji biznesowych dostępnych w ofercie Microsoftu – dedykowanych dla konkretnych branż i funkcji. Jeśli firma nie dysponuje własnym działem IT lub potrzebuje strategicznego spojrzenia, warto postawić na profesjonalne doradztwo technologiczne, które oferujemy w Symbioza.IT.

Co jeszcze oferuje platforma Microsoft 365?

Migracja do M365 otwiera kolejne możliwości. Firma może zdecydować się także na wdrożenie innych usług Microsoftu – jeżeli wybrane przez nią licencje końcowe owe usługi obejmują.  

Na przykład, w ramach licencji Microsoft 365 Business Premium i wyższych, można rozważyć wdrożenie Azure Information Protection. To narzędzie umożliwia klasyfikację i ochronę danych przed wyciekiem, co jest szczególnie ważne w przypadku poufnych informacji i regulacji dotyczących ochrony danych osobowych. 

Rys. 3 Największe zalety licencji Microsoft 365 Business Premium; źródło: Symbioza.IT

Innym krokiem może być uruchomienie Intune, który pozwala na zarządzanie urządzeniami mobilnymi i komputerami, a także wdrażanie polityk bezpieczeństwa i aplikacji. Dzięki niemu firma może lepiej kontrolować i zabezpieczać swoje środowisko. 

Jak długo trwa migracja skrzynek pocztowych? 

Proces migracji skrzynek pocztowych do usługi Microsoft 365 nie jest długi. Sprawnie przeprowadzona realizacja zamyka się zwykle w maksymalnie 5 dniach roboczych. Oczywiście znaczenie ma tutaj poprawne przygotowanie środowiska oraz liczba przenoszonych kont. W przypadku migracji do M365 warto zaufać specjalistom, którzy mogą pochwalić się doświadczeniem w tym obszarze. 

Ile kosztuje migracja do Microsoft 365? 

Na koszt migracji skrzynek pocztowych do Microsoft 365 składa się kilka punktów. Pierwszy z nich obejmuje przygotowanie procesu – jego cena uzależniona jest od zastanego środowiska (zwykle 1500-2000 zł). Następną składową jest koszt przeniesienia użytkowników, uzależniony od ich liczby (najczęściej 150-200 per użytkownik). Ostatnią – migracja zawartości rozliczana w formie godzinowej (tutaj koszt może być bardzo różny). 

W celu uzyskania dokładnej wyceny najlepiej skontaktować się z naszymi konsultantami, którzy przygotują ofertę dopasowaną do profilu Państwa firmy. 

Migracja do Microsoft 365 – od czego zacząć?  

Jeżeli rozważasz przeniesienie kont pocztowych w swojej firmie do usługi M365, to w pierwszym kroku skontaktuj się z nami. Nasi specjaliści mają wieloletnie doświadczenie w sprawnym realizowaniu podobnych migracji.  

Rys. 4 Baner zachęcający do kontaktu; źródło: Symbioza.IT

Symbioza.IT to firma IT z Poznania, która obok wdrażania usług Microsoftu, realizuje także wiele innych zadań. Zajmujemy się mi.in. outsourcingiem IT, czyli zewnętrzną opieką informatyczną, doborem oraz implementacją rozwiązań z obszaru cyberbezpieczeństwa, modernizacją sieci, wykonywaniem backupu oraz przenoszeniem serwerów do chmury blueCloud.

Choć migracja do Office 365 może wydawać się prostym procesem, w rzeczywistości wiąże się z wieloma technicznymi wyzwaniami. Pojawiają się pytania o bezpieczeństwo danych, zgodność z RODO, czy integrację z dotychczasowym oprogramowaniem. Wszystkie te obawy można zminimalizować, powierzając zadanie firmie, która ma doświadczenie w realizacji takich projektów.

Symbioza.IT oferuje bezpieczną migrację poczty do Office 365  – od przygotowania kont i domen, po szkolenie zespołu i utrzymanie systemu w ryzach. Dzięki temu firma może w pełni wykorzystać potencjał narzędzi chmurowych, zyskując elastyczność i bezpieczeństwo na miarę współczesnych wyzwań.

Chętnie porozmawiamy na temat możliwości rozwojowych Twojej firmy – napisz do nas!