Microsoft Office – co to jest? Co zawiera pakiet?

W dobie cyfryzacji, zrozumienie i efektywne wykorzystanie narzędzi IT, takich jak Microsoft Office, jest kluczowe dla każdego przedsiębiorstwa. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest ten pakiet, jak ewoluował oraz jakie korzyści przynosi on biznesowi. 

Z tego artykułu dowiesz się:  

• co to jest Microsoft Office; 
• co zawiera pakiet Office; 
• czym jest Microsoft 365. 

Microsoft Office – co to jest? 

Microsoft Office to zestaw aplikacji biurowych, który stał się standardem w świecie biznesu. Składa się z popularnych programów takich jak Word, Excel, PowerPoint, a także Outlook i OneNote. Te narzędzia umożliwiają tworzenie dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji, zarządzanie e-mailami i notatkami – wszystko, co jest niezbędne do codziennej pracy biurowej. 

Ewolucja Pakietu MS Office 

Microsoft Office przeszedł znaczącą ewolucję od czasu swojego wprowadzenia na rynek pod koniec lat 80. Początkowo skupiając się na podstawowych narzędziach takich jak Word, Excel i PowerPoint, pakiet ten dynamicznie zmieniał się, odpowiadając na rosnące potrzeby środowiska biznesowego. Na przestrzeni lat, MS Office rozszerzył swoją ofertę o nowe aplikacje i funkcje, np. Outlook dla zarządzania e-mailami i kalendarzem, czy OneNote do efektywnego tworzenia i organizacji notatek. 

Rys.1 Platforma Microsoft 365 – charakterystyka; źródło: Symbioza.IT

Warto zaznaczyć, że ta ewolucja nie dotyczyła tylko dodawania nowych narzędzi, ale również integracji z nowoczesnymi technologiami, takimi jak praca w chmurze i współpraca online. Przekształcenie Office 365 w Microsoft 365 jest najlepszym przykładem tego rozwoju. Wraz ze zmianami oprócz tradycyjnych aplikacji biurowych, producent zaczął oferować zaawansowane narzędzia do pracy zespołowej i zarządzania projektami, takie jak Microsoft Teams, SharePoint czy OneDrive. Rozwój ten znacząco wpłynął na sposób, w jaki firmy prowadzą swoje operacje, umożliwiając bardziej elastyczną i efektywną pracę. MS Office stał się więc nie tylko zbiorem narzędzi biurowych, ale kompleksowym rozwiązaniem wspierającym różnorodne aspekty działalności biznesowej. 

Pakiet Microsoft Office – co zawiera? 

Co zawiera pakiet Office? Pierwszym programem, o którym trzeba wspomnieć jest Word. Większość z nas spotkała się z tym narzędziem do tworzenia profesjonalnych dokumentów tekstowych. Dzięki zaawansowanym funkcjom edytorskim aplikacja ta pozwala na kreację przejrzystych raportów, artykułów czy nawet ofert handlowych.  

Excel, z kolei, to potężne narzędzie do analizy danych i tworzenia rozbudowanych arkuszy kalkulacyjnych. Dzięki zaawansowanym funkcjom, takim jak formuły, tabele i wykresy, Excel jest nieoceniony w prowadzeniu obliczeń, analizie danych, a następnie podejmowaniu (na ich podstawie) decyzji biznesowych. 

PowerPoint to standard w tworzeniu prezentacji biznesowych. Pozwala na efektywne przedstawienie pomysłów, strategii i wyników w przystępny i profesjonalny sposób. Jego główne funkcje obejmują szeroką gamę szablonów i narzędzi do projektowania, które umożliwiają tworzenie atrakcyjnych i angażujących prezentacji przy minimalnym wysiłku pracownika. 

Microsoft Outlook jest wszechstronnym narzędziem do zarządzania pocztą e-mail, które oferuje szereg zaawansowanych funkcji i korzyści. Jego najważniejsze funkcjonalności to zintegrowany kalendarz, który umożliwia łatwe planowanie spotkań i zarządzanie terminami, oraz zaawansowane narzędzia do sortowania i organizowania wiadomości e-mail, co pomaga w utrzymaniu porządku w skrzynce odbiorczej. Program ten oferuje również rozbudowaną funkcjonalność zarządzania zadaniami, która pozwala użytkownikom na efektywne planowanie i monitorowanie swoich obowiązków. Ponadto, Outlook zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, chroniąc użytkowników przed spamem i złośliwym oprogramowaniem. 

OneNote jest wszechstronnym narzędziem do robienia notatek, które oferuje wyjątkową elastyczność i organizację, idealną dla środowiska biznesowego. Pozwala na tworzenie i przechowywanie notatek w różnych formatach, takich jak tekst, obrazy, audio oraz wideo, co ułatwia zbieranie i organizowanie informacji z różnych źródeł. 

Pakiet Microsoft Office zawiera również dodatkowe narzędzia, takie jak Access –- system zarządzania bazami danych, który umożliwia tworzenie i zarządzanie złożonymi bazami danych oraz Publisher, który pozwala na tworzenie profesjonalnych materiałów marketingowych i publikacji. Te dodatkowe aplikacje rozszerzają możliwości pakietu Office, czyniąc go jeszcze bardziej wszechstronnym rozwiązaniem dla biznesu. 

Microsoft 365 – era pracy zespołowej i w chmurze 

Zanim przejdziemy do dalszej części tekstu, warto zaznaczyć, że chociaż termin Office 365 lub MS Office nadal jest używany, to pakiet ten faktycznie przestał istnieć wraz z wprowadzeniem platformy Microsoft 365. Przejście to oznacza jednak znacznie więcej niż tylko zmianę nazwy. Ta transformacja symbolizuje ewolucję w kierunku kompleksowego rozwiązania wspierającego nowoczesne, cyfrowe miejsce pracy.  

Microsoft 365, łącząc tradycyjne narzędzia pakietu Office z nowoczesnymi technologiami chmurowymi i funkcjami współpracy, doskonale odpowiada na dynamicznie zmieniające się wymagania biznesowe. Oprócz umożliwienia efektywnej pracy zespołowej, ten zintegrowany pakiet oferuje zaawansowane zabezpieczenia, które chronią dane firmy przed zagrożeniami zewnętrznymi i wewnętrznymi. 

Wspomniane wcześniej klasyczne aplikacje biurowe Microsoft są dostępne w chmurze, a dzięki temu rewolucjonizują sposób pracy zespołowej, umożliwiając użytkownikom współpracę w czasie rzeczywistym na tym samym dokumencie. Niezależnie od lokalizacji, członkowie zespołu mogą jednocześnie edytować i komentować dokumenty, arkusze kalkulacyjne oraz prezentacje, co znacznie usprawnia proces wymiany pomysłów i szybkiego osiągania konsensusu. Ta integracja z chmurą zapewnia również automatyczne zapisywanie zmian i historię wersji, dzięki czemu możliwe jest łatwe śledzenie postępów i przywracanie poprzednich stanów dokumentów, zwiększając tym samym produktywność i efektywność pracy zespołowej. 

Rys.2 Zalety Microsoft 365; źródło: Symbioza.IT

Oprócz klasycznych aplikacji, Microsoft 365 oferuje Teams-y, umożliwiające komunikację i współpracę w czasie rzeczywistym oraz OneDrive, pozwalający na bezpieczne przechowywanie i współdzielenie plików.  

Te narzędzia, w połączeniu z tradycyjnymi aplikacjami Microsoft Office, tworzą synergiczne środowisko pracy, które jest nie tylko bardziej elastyczne, ale również bardziej wydajne. Microsoft 365 reprezentuje nową erę pracy zespołowej i w chmurze, dostosowaną do potrzeb współczesnych firm poszukujących efektywnych, skalowalnych i bezpiecznych rozwiązań IT. 

Z przekazanych treści wynika, że wdrożenie Office 365 (a właściwie Microsoft 365) w firmie może znacząco zwiększyć jej produktywność. 

Microsoft 365 w biznesie – wybór licencji  

Wybierając odpowiednią wersję Microsoft 365, warto zastanowić się nad specyfiką i potrzebami firmy. Dla małych organizacji istnieją mniej rozbudowane pakiety, podczas gdy większe przedsiębiorstwa mogą skorzystać z bardziej zaawansowanych licencji. Doradztwo technologiczne może pomóc w podjęciu właściwej decyzji. 

Podczas podejmowania decyzji, na jaką wersję Microsoft 365 się zdecydować, warto rozważyć kilka kluczowych czynników. Po pierwsze, należy zastanowić się nad rozmiarem swojej firmy i liczbą użytkowników. Następnie, zidentyfikować główne potrzeby biznesowe, takie jak współpraca w zespole, praca zdalna, analiza danych, czy bezpieczeństwo cyfrowe. To ostatnie jest zdecydowanie najwyższe w ramach licencji Business Premium. Więcej o zaletach tego rozwiązania pisaliśmy w artykule: Microsoft 365 Business Premium: kompleksowe rozwiązanie dla bezpieczeństwa i efektywności Twojej Firmy. Oprócz tego ważne jest, aby wziąć pod uwagę przyszły rozwój firmy i potencjalne skalowanie używanych narzędzi. 

Ile kosztuje MS Office?

Wybór pakietu Microsoft Office zależy od indywidualnych potrzeb użytkownika oraz preferowanego modelu płatności. Dla małych i średnich przedsiębiorstw dostępne są różne warianty subskrypcji. W opcji miesięcznej, ceny rozpoczynają się od około 6,70 EUR za Microsoft 365 Business Basic, co jest atrakcyjną ofertą dla tych, którzy potrzebują podstawowych narzędzi. Dla bardziej wymagających użytkowników, Microsoft 365 Business Standard, oferujący szerszy zakres aplikacji, jest dostępny za około 14 EUR miesięcznie. Natomiast kompleksowy pakiet Microsoft 365 Business Premium, obejmujący zaawansowane funkcje zabezpieczeń, kosztuje około 24,70 EUR miesięcznie.

Istnieje także możliwość opłacenia subskrypcji na cały rok, co pozwala na spore oszczędności i jest korzystne dla firm planujących długoterminowe korzystanie z pakietu Office. Roczna opłata za Microsoft 365 Business Basic to około 67 EUR, co po rozbiciu na 12 miesięcy przekłada się na mniejszy koszt w porównaniu z płatnością miesięczną. Podobnie, roczna subskrypcja na Microsoft 365 Business Standard i Microsoft 365 Business Premium kosztuje odpowiednio około 140 EUR i 247 EUR.

Microsoft 365 i Business Intelligence 

Aplikacje Microsoft 365 świetnie współgrają z innymi programami Microsoft, w tym systemem Business Intelligence – Power BI. To narzędzie jest nieocenione w procesie raportowania i analizy, oferując wgląd w kluczowe wskaźniki, które wpływają na strategiczne decyzje biznesowe. Integracja z systemami Business Intelligence to kolejny krok w kierunku bardziej efektywnego zarządzania firmą. 

Microsoft 365 w Twojej firmie 

Microsoft 365 to nie tylko narzędzia biurowe, ale kluczowe komponenty wspierające działalność biznesową na wielu płaszczyznach. Wykorzystanie ich potencjału może przyczynić się do wzrostu efektywności, innowacyjności i konkurencyjności firmy. Jeśli szukasz wsparcia w pełnym wykorzystaniu potencjału Microsoft 365 w swojej działalności, Symbioza.IT jest gotowa pomóc.  

Rys.3 Baner zachęcający do kontaktu; źródło: Symbioza.IT

Skontaktuj się z nami już dziś, aby uzyskać indywidualną poradę dotyczącą najlepszego wykorzystania produktów Microsoft. Nasza firma informatyczna jest gotowa dostarczyć rozwiązania dostosowane do Twoich biznesowych celów i wymagań. Z nami Twój biznes może bezpiecznie się rozwijać!