Korzyści z migracji do Microsoft 365 dla małych i średnich przedsiębiorstw

Migracja do Microsoft 365 może być krokiem milowym dla małych i średnich firm, poszukujących nowoczesnych rozwiązań dla zwiększenia efektywności i bezpieczeństwa. Dzięki integracji zaawansowanych narzędzi biurowych i funkcji chmurowych, Microsoft 365 staje się fundamentem cyfrowej transformacji. Czy Twoja firma jest gotowa na taki krok, aby osiągnąć nowy poziom produktywności i ochrony danych? 

Z tego artykułu dowiesz się: 

• czym jest Microsoft 365 i jaki związek ma z MS Office; 
• jakie główne korzyści idą za migracją do tej platformy; 
• jak M365 zwiększa bezpieczeństwo firmowej sieci. 

Microsoft 365 – co to jest? 

Microsoft 365 to kompleksowe rozwiązanie chmurowe stworzone przez Microsoft, które łączy w sobie pakiet aplikacji biurowych, narzędzia do współpracy oraz zaawansowane funkcje bezpieczeństwa. Jest zaprojektowane tak, aby wspierać produktywność i efektywność w firmach każdej wielkości. 

Rys. 1 Podstawowa charakterystyka platformy Microsoft 365; źródło: Symbioza.IT

Jakie aplikacje są w Microsoft 365? 

Microsoft 365 to spadkobierca znanego wszystkim pakietu Microsoft Office. W jego skład wchodzą najpopularniejsze aplikacje biurowe takie jak: 

1. Word: program do edycji tekstu, umożliwiający tworzenie i edytowanie dokumentów.
2. Excel: narzędzie do analizy danych i tworzenia arkuszy kalkulacyjnych, kluczowe do zarządzania finansami i danymi biznesowymi.
3. PowerPoint: aplikacja do tworzenia profesjonalnych prezentacji, wspierająca efektywne przedstawianie pomysłów i raportów.
4. Outlook: kompleksowe narzędzie do zarządzania pocztą elektroniczną, kalendarzem i kontaktami, ułatwiające organizację pracy.
5. Teams: platforma do komunikacji i współpracy, łącząca czaty, wideokonferencje i współdzielenie plików w jednym miejscu. 

Microsoft 365 oferuje także inne aplikacje i usługi, takie jak OneDrive i SharePoint, oraz zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, które pomagają chronić dane firmowe. 

Jak można używać platformy Microsoft 365? 

Microsoft 365 sprawia, że codzienna praca jest wygodniejsza, bardziej wydajna oraz bezpieczniejsza. Oto przykłady wykorzystania tej platformy podczas codziennego wykonywania obowiązków:  

• współpraca w czasie rzeczywistym, 

• zarządzanie projektami i komunikacją, 

• bezpieczeństwo danych, 

Migracja do M365 może być kluczowym krokiem w transformacji cyfrowej Twojej firmy, otwierając nowe możliwości efektywnej pracy i współpracy. Przekonaj się, jak ta platforma może przyczynić się do rozwoju Twojego biznesu. 

Korzyści z migracji do Microsoft 365 

Przeniesienie do Microsoft 365 może zwiększyć efektywność i konkurencyjność małych oraz średnich firm. Dzięki szerokiej gamie zintegrowanych narzędzi i aplikacji, organizacje usprawniają swoje codzienne operacje i skupiają się na strategicznym rozwoju. 

Rys. 2 Zalety Microsoft 365; źródło: Symbioza.IT

Dostęp online do klasycznych aplikacji biurowych

Dawny MS Office, czyli Microsoft 365 zapewnia dostęp do klasycznych aplikacji biurowych, takich jak Word, Excel czy PowerPoint, z poziomu przeglądarki internetowej. Dzięki temu użytkownicy mogą pracować na swoich dokumentach z dowolnego miejsca i urządzenia, co znacząco zwiększa elastyczność oraz efektywność pracy.

Magazynowanie, udostępnianie i współdzielenie plików

Chmura Microsoft 365 umożliwia bezpieczne magazynowanie plików, a także ich udostępnianie i współdzielenie w czasie rzeczywistym. To rozwiązanie usprawnia zarządzanie danymi oraz zapewnia szybki dostęp do najnowszych wersji dokumentów, co jest kluczowe w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.

Licencje przypisane do użytkownika, a nie urządzenia

Licencje w Microsoft 365 są przypisane do użytkownika, co oznacza, że pracownik może korzystać z pełni funkcjonalności na różnych urządzeniach. Taki model licencjonowania pozwala na bardziej elastyczne zarządzanie zasobami IT i dostosowanie narzędzi do potrzeb pracowników, bez konieczności zakupu wielu licencji.

Dostęp do aplikacji poczty oraz Teams

M365 oferuje aplikacje takie jak Outlook i Teams, które są niezbędne do efektywnej komunikacji wewnątrz organizacji. Dzięki nim możliwe jest sprawne zarządzanie pocztą elektroniczną oraz prowadzenie wideokonferencji i spotkań online, co przyspiesza proces podejmowania decyzji.

Dobra integracja z innymi produktami Microsoft

Microsoft 365 doskonale integruje się z innymi produktami Microsoft, takimi jak Windows, Azure czy Dynamics 365. Taka synergia narzędzi zapewnia spójne i efektywne środowisko pracy, które sprzyja zwiększeniu wydajności oraz ogranicza potrzebę korzystania z dodatkowych rozwiązań IT.

Bezpieczeństwo danych w Microsoft 365 

Bezpieczeństwo danych jest kluczowym aspektem, który małe i średnie przedsiębiorstwa muszą brać pod uwagę przy wyborze narzędzi do zarządzania i współpracy. Microsoft 365 Business Premium (jedna z licencji Microsoft 365) oferuje zaawansowane funkcje, które zapewniają kompleksową ochronę firmowych informacji. 

Rys. 3 Microsoft 365 Business Premium – charakterystyka; źródło: Symbioza.IT

Migracja do Microsoft 365 to przede wszystkim znacząca poprawa ochrony przed zagrożeniami cybernetycznymi. Zaawansowane narzędzia zabezpieczające, w tym Microsoft Defender, wykorzystują najnowsze technologie, takie jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe, aby na bieżąco identyfikować i neutralizować zagrożenia. To pozwala na skuteczną ochronę przed wirusami, malware i phishingiem, minimalizując jednocześnie ryzyko nieautoryzowanego dostępu i kradzieży danych. Dzięki zintegrowanemu narzędziu antywirusowemu i antymalware, firmy mogą być pewne, że ich urządzenia końcowe są bezpieczne. 

Kolejną korzyścią jest zarządzanie tożsamościami. Microsoft 365 Business Premium korzysta z Azure Active Directory (Azure AD), które umożliwia zarządzanie tożsamościami użytkowników i zapewnia bezpieczny dostęp do zasobów firmowych. Funkcje takie jak wieloskładnikowe uwierzytelnianie (MFA) i warunkowy dostęp dodatkowo zabezpieczają proces logowania.  

Rys. 4 Największe zalety licencji Business Premium; źródło: Symbioza.IT

Bezpieczne przechowywanie i udostępnianie danych to kolejna istotna korzyść. OneDrive oferuje bezpieczne przechowywanie plików w chmurze, z automatycznym tworzeniem kopii zapasowych i możliwością szyfrowania danych. Użytkownicy mogą łatwo udostępniać pliki i współpracować, mając pewność, że ich dane są chronione. SharePoint z kolei centralizuje zarządzanie dokumentami i danymi projektowymi w bezpiecznym środowisku, oferując kontrolę dostępu i ochronę przed utratą danych. 

Microsoft 365 Business Premium to nie tylko narzędzie zwiększające produktywność, ale także kompleksowe rozwiązanie zabezpieczające, które pomaga chronić dane firmowe na każdym etapie ich przetwarzania. Decydując się na tę licencję, przedsiębiorstwa zyskują pewność, że ich informacje są bezpieczne, a zarządzanie danymi jest zgodne z najwyższymi standardami bezpieczeństwa. 

Skalowalność i elastyczność, którą oferuje M365 

Microsoft 365 to rozwiązanie, które oferuje małym i średnim przedsiębiorstwom wyjątkową skalowalność i elastyczność, umożliwiając im szybkie dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych i potrzeb biznesowych. 

Jedną z kluczowych korzyści jest łatwość dodawania nowych użytkowników i usług. Dzięki Microsoft 365 firmy mogą szybko reagować na zmiany, takie jak zatrudnianie nowych pracowników. Na przykład, jeśli organizacja zdecyduje się na rozszerzenie zespołu sprzedaży, może natychmiast dodać nowe konta użytkowników i zapewnić im dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi, takich jak Outlook, Teams i SharePoint, bez potrzeby inwestowania w dodatkową infrastrukturę IT. 

Wprowadzanie nowych projektów również staje się bardziej efektywne dzięki elastyczności Microsoft 365. Przykładowo, firma może rozpocząć nowy projekt badawczo-rozwojowy, korzystając z narzędzi takich jak OneDrive do współdzielenia dokumentów, Planner do zarządzania zadaniami i Teams do komunikacji zespołowej. Wszystkie te narzędzia są dostępne natychmiast i można je skalować w zależności od potrzeb projektu, co pozwala na szybkie uruchomienie i realizację inicjatyw biznesowych. 

Mobilność jest kolejnym istotnym elementem elastyczności, który oferuje Microsoft 365. Pracownicy mogą uzyskiwać dostęp do swoich narzędzi i danych z dowolnego miejsca na świecie, korzystając z różnych urządzeń, takich jak laptopy, smartfony czy tablety. Dzięki temu firma może wspierać zdalną pracę, co jest szczególnie ważne w kontekście współczesnych modeli pracy hybrydowej.  

W tym miejscu przypominamy o tym, aby osoby pracujące w modelu zdalnym lub hybrydowym korzystali z VPN. Dlaczego? Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule: Bezpieczeństwo w sieciach publicznych: dlaczego VPN jest konieczny? 

Dzięki skalowalności i elastyczności, jakie oferuje platforma Microsoft 365, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą intensywnie się rozwijać, szybko dostosowując się do nowych wyzwań i możliwości. To rozwiązanie nie tylko zwiększa efektywność operacyjną, ale także wspiera innowacyjność i elastyczność, które są kluczowe dla sukcesu w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym. 

Od czego zacząć migrację poczty do Microsoft 365? 

Migracja do Microsoft 365 przynosi małym i średnim przedsiębiorstwom korzyści w zakresie produktywności, bezpieczeństwa danych oraz elastyczności. Dzięki narzędziom takim jak Word, Excel, PowerPoint, Outlook i Teams firmy mogą efektywnie współpracować i zarządzać projektami. Zaawansowane funkcje bezpieczeństwa w Microsoft 365 Business Premium chronią dane przed zagrożeniami cybernetycznymi. 

Rys. 5 Baner zachęcający do kontaktu; źródło: Symbioza.IT

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak Microsoft 365 może wspierać rozwój Twojej firmy i jak przeprowadzić migrację.