Koronawirus a praca zdalna, czyli jak nie wstrzymywać bieżącej działalności firmy

Od wielu miesięcy społeczeństwo zmaga się z pandemią koronawirusa, która odpowiada nie tylko za zmiany w życiu prywatnym, lecz także zawodowym. Wśród tych drugich najczęściej wymienia się przejście na hybrydowy lub zdalny tryb pracy. Tego rodzaju inicjatywa wymaga jednak od właścicieli firm odpowiedniego przygotowania. Przedsiębiorcy powinni zadbać o pracowników oraz wykorzystywane przez nich narzędzia. Dlaczego warto przejść na tryb pracy zdalnej? W jaki sposób ją zorganizować, aby nie wstrzymywała działalności firmy? 

Zalety pracy zdalnej – dlaczego warto? 

Koronawirus co prawda nie atakuje serwerów, może jednak paraliżować codzienną pracę firmy. W dużych przedsiębiorstwach każdego dnia przewijają się nawet setki osób, a to w obecnej sytuacji sprzyja rozwojowi i przenoszeniu się wirusa. Z tego względu w marcu 2020 roku wprowadzono specustawę, na podstawie której firmy mogą oddelegować swoich pracowników do pracy zdalnej. Warto korzystać z takiej możliwości, ponieważ to bardzo dobry środek profilaktyczny. Z kolei sami zatrudnieni często podkreślają, że pracując z domu zyskali: 

• dodatkowy czas wolny w ciągu dnia, wcześniej wykorzystywany na dojazdy,  
• możliwość pracy w przedsiębiorstwach ulokowanych w innych miastach, bez konieczności przeprowadzki, 
• zdolność lepszej koncentracji, brak rozpraszaczy, z którymi spotykali się w siedzibie firmy, 
• dodatkowe środki finansowe – wydawane przed pandemią na bilety czy paliwo.

Warto pamiętać, że stosując odpowiednie rozwiązania technologiczne, takie jak system do wideokonferencji, przedsiębiorcy nie muszą obawiać się o to, że wyznaczone przez nich zadania nie będą prawidłowo wykonywane bądź nastąpi przerwa w świadczeniu obowiązków. Narzędzia te pomagają w planowaniu pracy oraz kontroli jej postępów, a także umożliwiają swobodną komunikację między zatrudnionymi. 

Najlepsze systemy do wideokonferencji 

Podstawową pomocą w przypadku pracy zdalnej są systemy do wideokonferencji. Dają one wiele możliwości, np. pozwalają na przeprowadzanie spotkań i szkoleń czy wymianę plików. Co ważne wszystkie akcje wykonywane są w czasie rzeczywistym, niezależnie od miejsca, w którym znajdują się pracownicy. 

Cisco Webex – kompletny system do wideokonferencji 

Jednym z systemów, który często wdrażamy dla naszych Klientów, jest Cisco Webex. Można go łatwo dostosować do swoich potrzeb – spotkań, webinarów, czy zdalnego wsparcia w firmie. Plusy tego rozwiązania to: 

• funkcja wideokonferencji w jakości HD, 
• możliwość udostępniania ekranu i aplikacji,  
• dołączanie przez VoIP i Toll Dial-In,  
• dołączanie z dowolnego systemu video,  
• nagrywanie i przechowywanie konferencji w chmurze, 
• możliwość integracji konta z Exchange i Active Directory.  

Warto zauważyć także dużą uniwersalność systemu Cisco Webex. Obsługuje on urządzenia oparte zarówno na Androidzie, jak i iOS-ie. Ponadto współpracuje z kalendarzami Microsoft Outlook, Google Calendar, a także daje możliwość uruchamiania spotkań z Microsoft Teams, Slack, czy Workplace by Facebook. 

Microsoft Teams – popularny i wygodny system do wideokonferencji

Pracę zdalną wspomagać może także popularny Microsoft Teams – program dostępny w usłudze Office 365. Pozwala on na swobodną komunikację między członkami zespołu oraz prowadzenie spotkań online poza organizacją (nawet z 250 osobami). Wśród funkcjonalności Microsoft Teams warto wymienić możliwość:  

• sporządzania notatek,  
• udostępniania pulpitu,  
• przekazywania plików,
• prowadzenia rozmowy przy użyciu czatu.

Usługa dostępna jest zarówno z poziomu komputera stacjonarnego, jak i urządzeń mobilnych. Dodatkowo dzięki wykorzystaniu Audio Conferencing w spotkaniu online można uczestniczyć za pośrednictwem połączenia telefonicznego. 

Jak poprawić komfort pracy zdalnej? 

Przedsiębiorca, który ma wątpliwości, jaki system do wideokonferencji wybrać,  powinien skonsultować się z jednym z naszych ekspertów. Kluczowe jest bowiem, aby uświadomić sobie potrzeby swojej firmy oraz dobrać program najlepiej na nie odpowiadający. Kolejnym krokiem będzie kompleksowe i szybkie wdrożenie danego rozwiązania. Dzięki temu cała kadra w krótkim czasie będzie mogła rozpocząć działania przy jego wykorzystaniu. Wybrany system z pewnością ułatwi codzienną organizację pracy zdalnej czy hybrydowej. 

Pandemia koronawirusa pokazała, że wiele firm doskonale radzi sobie z tą nietypową sytuacją. Zarządzanie pracownikami oraz ich obowiązkami, a także sam kontakt między nimi wcale nie musi być utrudniony z uwagi na pracę zdalną. Pomocne w tym zakresie okazują się dopasowane systemy oraz narzędzia technologiczne. Jeżeli Twoja firma jeszcze się nimi nie posługuje lub nie wykorzystuje ich pełnego potencjału, to koniecznie skontaktuj się z nami. Chętnie wdrożymy rozwiązanie, które pozwoli na nieprzerwaną działalność przedsiębiorstwa. 

Przy okazji przypominamy, że aby ograniczyć ryzyko zarażenia koronawirusem, warto dokładnie przestrzegać podstawowych zasad higieny, często myć ręce oraz unikać dużych skupisk ludzi.