Kiedy zmodernizować środowisko IT w firmie – 5 sygnałów, których nie można ignorować

Nowi klienci, więcej zleceń, kolejne osoby w zespole – firma się rozwija, ale technologia nie zawsze za tym nadąża. Coraz częściej coś się zacina, działa z opóźnieniem albo przestaje działać w ogóle. Jak rozpoznać, że nadszedł czas, w którym należy zmodernizować środowisko IT? Odpowiadamy!

Z tego artykułu dowiesz się:

• jakie sygnały świadczą o tym, że IT nie jest już dopasowane do skali działalności,
• co może się wydarzyć, jeśli zignorujesz te problemy,
• jakie rozwiązania wdrażamy w Symbioza.IT, aby technologia wspierała rozwój firmy, zamiast go utrudniać.

Kiedy firmy decydują się na modernizację sieci?

Rozwijająca się firma to więcej pracowników, klientów i danych – ale też większe wymagania wobec codziennego działania technologii. Coraz częściej pojawiają się sytuacje, w których dotychczasowe podejście do IT przestaje wystarczać.

Zgłaszają się do nas firmy, które:

• rosną i potrzebują wsparcia, bo „ten jeden informatyk” już nie daje rady,
• planują przeprowadzkę do nowej lokalizacji i chcą uporządkować IT przy okazji zmiany biura,
• nie mają osoby odpowiedzialnej za IT, a systemy i sprzęt zaczynają zawodzić.

W wielu przypadkach firmy same nie potrafią jednoznacznie zidentyfikować przyczyny problemów – widzą tylko, że „coś przestaje działać”. Ten artykuł pomoże Ci sprawdzić, czy środowisko IT w Twojej firmie faktycznie wymaga modernizacji. Wskazujemy 5 najczęstszych sygnałów ostrzegawczych i podpowiadamy, co z nimi zrobić.

Systemy działają coraz wolniej – a sprzęt przestaje nadążać

Jednym z pierwszych objawów, że środowisko IT nie jest dostosowane do realiów firmy, jest coraz słabsza wydajność urządzeń. Komputery długo się uruchamiają, systemy się zawieszają, a codzienne zadania – nawet proste – zajmują pracownikom zdecydowanie więcej czasu niż powinny. Do tego często dochodzi przestarzałe oprogramowanie, które nie jest już wspierane przez producentów lub nie działa poprawnie z nowszymi systemami.

Czym to grozi?

Niewydajny sprzęt to nie tylko dyskomfort użytkownika. Praca na nieaktualnym lub niewspieranym oprogramowaniu może oznaczać brak zgodności z nowoczesnymi narzędziami, podatność na ataki i ryzyko utraty danych. A przestoje wynikające z awarii czy niekompatybilności bezpośrednio przekładają się na opóźnienia w realizacji zadań i spadek efektywności zespołu.

Co rekomendujemy?

W takich przypadkach warto zacząć od audytu IT, który pozwoli ocenić stan sprzętu i zidentyfikować krytyczne braki w środowisku informatycznym. Niska wydajność nie zawsze wynika wyłącznie z komputerów pracowników – źródłem problemu mogą być także przestarzałe serwery, niewydolna sieć lokalna albo nieprzemyślana architektura systemów. Dlatego podejście powinno być całościowe. Najczęściej konieczna jest modernizacja urządzeń, aktualizacja systemów oraz aplikacji.

Brakuje miejsca na dane i brakuje skutecznych kopii zapasowych

Wielu właścicieli firm po raz pierwszy zauważa problem z miejscem dopiero wtedy, gdy nie mogą zapisać pliku, poczta przestaje działać, a system informuje o przepełnionej przestrzeni dyskowej. Jeszcze poważniejszym problemem okazuje się brak sprawdzonych kopii zapasowych – często firmy deklarują, że backup „gdzieś jest”, ale w momencie awarii okazuje się, że nie da się go przywrócić lub że nie obejmuje aktualnych danych.

Czym to grozi?

W praktyce brak miejsca i niewydolny backup mogą prowadzić do zatrzymania pracy całej firmy. Utrata danych, niedostępność dokumentów, brak możliwości kontynuowania projektów – to sytuacje, które realnie wpływają na finanse i reputację. Co więcej, firmy często nie są świadome, że ponoszą pełną odpowiedzialność za dane – także w kontekście zgodności z przepisami.

Co rekomendujemy?

W Symbioza.IT najczęściej rekomendujemy rozwiązania chmurowe, które łączą elastyczność przechowywania danych z automatycznym tworzeniem kopii zapasowych. Nasze środowisko blueCLOUD pozwala bezpiecznie gromadzić pliki, dynamicznie zwiększać dostępne zasoby i mieć pewność, że dane są regularnie i niezawodnie chronione.

Brakuje zasad i kontroli – każdy pracuje „po swojemu”

Brak standaryzacji w środowisku IT często nie wygląda jak poważny problem – aż do momentu, gdy coś pójdzie nie tak. W wielu firmach nie ma podstawowych polityk haseł, zasad udostępniania plików ani kontroli nad tym, kto do czego ma dostęp. Różni pracownicy korzystają z różnych wersji oprogramowania, a zabezpieczenia – takie jak VPN, MFA czy szyfrowanie danych – nie są stosowane konsekwentnie lub w ogóle.

Czym to grozi?

Brak kontroli oznacza realne ryzyko dla bezpieczeństwa danych i ciągłości działania firmy. Pracownik może mieć dostęp do informacji, do których nie powinien, a w przypadku odejścia – wynieść je bez śladu. Nieautoryzowany dostęp, wyciek danych czy naruszenie przepisów mogą prowadzić nie tylko do strat finansowych, ale też do utraty zaufania klientów i odpowiedzialności prawnej.

Co rekomendujemy?

Aby przywrócić kontrolę nad środowiskiem IT, w firmie informatycznej Symbioza.IT wdrażamy polityki dostępowe – w tym zasady nadawania i odbierania uprawnień, sposoby przechowywania i udostępniania plików oraz mechanizmy weryfikacji tożsamości, takie jak MFA. Wdrażamy także rozwiązania Sophos, które pozwalają segmentować sieć i ograniczać dostęp do krytycznych zasobów, a regularne audyty bezpieczeństwa pomagają utrzymać standardy w dłuższej perspektywie.

Zachęcamy także do zapoznania się z artykułem: Dlaczego Multi-Factor Authentication to klucz do bezpieczeństwa Twojej firmy?.

Pracownicy tracą czas na ręczne zadania i nieefektywne procesy

W wielu firmach codzienna praca jest dłuższa i bardziej frustrująca niż powinna. Pracownicy szukają plików w mailach lub na dyskach, nie mają możliwości pracy na dokumentach w czasie rzeczywistym, a raporty przygotowują ręcznie, kopiując dane między arkuszami. Z zewnątrz wygląda to jak „brak organizacji”, ale źródłem problemu często jest brak opieki nad środowiskiem IT i brak świadomości, że te procesy można zautomatyzować.

Czym to grozi?

Nieefektywna praca oznacza nie tylko stratę czasu, ale też większe ryzyko błędów, frustrację zespołu i mniejsze wykorzystanie potencjału ludzi. W dłuższej perspektywie firma traci na konkurencyjności, bo zespół zajmuje się rzeczami, które technologia mogłaby wykonać szybciej i lepiej.

Co rekomendujemy?

W Symbioza.IT wdrażamy nowoczesne narzędzia pracy zespołowej i automatyzacji – przede wszystkim Microsoft 365, który umożliwia pracę na wspólnych dokumentach, oraz Power Automate, dzięki któremu wiele powtarzalnych zadań można zrealizować jednym kliknięciem. Tam, gdzie to zasadne, wdrażamy także rozwiązania analityczne, np. Business Intelligence, które usprawniają raportowanie i podejmowanie decyzji.

Nikt nie ogarnia całości – IT to tylko „ten informatyk od wszystkiego”

W wielu firmach za IT odpowiada jedna osoba, która „zna się na komputerach” – czasem to pracownik działu technicznego, czasem ktoś z zewnątrz „na telefon”. Brakuje osoby, która patrzy na środowisko IT całościowo: planuje rozwój, dba o spójność i reaguje, zanim pojawi się problem. W efekcie decyzje są podejmowane ad hoc, bez analizy ryzyka i bez strategii dopasowanej do rozwoju firmy.

Czym to grozi?

Brak opieki nad całym środowiskiem IT oznacza ciągłe działania reaktywne: naprawy zamiast prewencji, chaotyczne inwestycje w sprzęt, brak dokumentacji i nieprzewidziane przestoje. Taka sytuacja staje się szczególnie niebezpieczna przy zmianach kadrowych – gdy jedyna osoba odpowiedzialna za IT nagle odchodzi lub jest niedostępna.

Co rekomendujemy?

W Symbioza.IT oferujemy kompleksową opiekę nad środowiskiem IT – od codziennej administracji i rozwiązywania bieżących problemów, po planowanie rozwoju i dobór technologii. Nasz model outsourcingu informatycznego zapewnia firmie dostęp do zespołu specjalistów o różnych kompetencjach – bez konieczności budowania wewnętrznego działu IT. Dzięki temu nasi klienci mają stabilne, bezpieczne i gotowe na rozwój środowisko pracy.

Modernizacja infrastruktury IT w firmie – od czego zacząć?

Jeśli rozpoznajesz w swojej firmie choć jeden z tych sygnałów, to znak, że warto przyjrzeć się środowisku IT i ocenić, czy nadąża za tempem rozwoju biznesu. Wiele problemów da się rozwiązać szybko i skutecznie – pod warunkiem, że zostaną zauważone i potraktowane poważnie.

Rys.1 Baner zachęcający do kontaktu; źródło: Symbioza.IT

W firmie informatycznej Symbioza.IT pomagamy przedsiębiorstwom uporządkować, zabezpieczyć i rozwinąć środowisko IT tak, aby usprawniało codzienną pracę i wspierało rozwój. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak może wyglądać to w Twojej organizacji.

Modernizacja Sieci – na czym polega? Poznaj Zasady Modernizacji Lokalnej Sieci – Symbioza IT