Chcę przejść na outsourcing IT – jak wygląda współpraca?

Jeśli rozważasz przejście na outsourcing IT, koniecznie zapoznaj się z naszym artykułem! Outsourcing usług jest coraz popularniejszym rozwiązaniem. Przedsiębiorcy często decydują się na niego podczas rekrutacji (outsourcing pracowniczy) lub w ramach konsultacji prawnych. Na znaczeniu zyskuje także outsourcing IT firmy, czyli zewnętrzna obsługa informatyczna. I to na niej skupiamy się w tym artykule. Czym charakteryzuje się ta usługa? Jak wygląda współpraca z firmą IT? Jak można ją rozliczyć? Odpowiadamy!

Z tego artykułu dowiesz się:

• czym jest outsourcing IT;

• dlaczego outsourcing informatyczny dla firm się opłaca;

• jak wygląda współpraca w ramach zewnętrznej obsługi informatycznej;

• jakie są modele rozliczeń oraz co wpływa na cenę outsourcingu IT;

• czym wyróżnia się obsługa IT, świadczona przez dobrą firmę informatyczną?

Outsourcing informatyczny – definicja

Outsourcing IT to inaczej zewnętrzne usługi informatyczne. W jego ramach firmy oferują często kompleksowe działania z obszaru IT. Wśród nich można wymienić:

• zabezpieczenia sieci i wykonywanie backupu;
• wsparcie użytkowników w codziennej pracy;
• dbałość o wydajność infrastruktury IT oraz zakup nowych sprzętów;
• dbałość o aktualność i legalność licencji;
• wdrażanie systemów i narzędzi informatycznych, a także wsparcie powdrożeniowe;
• konsultacje IT i doradztwo technologiczne.

Zewnętrzna obsługa IT firmy to gwarancja spokoju o wydajność jej infrastruktury i bezpieczeństwo sieci. Usługa ta ściąga także z barków pracowników część obowiązków związanych np. z aktualizacją oprogramowania czy koniecznością odnawiania licencji. Co więcej, nie muszą oni samodzielnie dokonywać zakupów sprzętów lub systemów. Wystarczy, że zgłoszą taką potrzebę swojemu opiekunowi sieci, a ten sam zajmie się przygotowaniem oferty, kontaktem z dostawcami i złożeniem zamówienia.

Jednak zlecenie zadań związanych z obszarem informatycznym firmom zewnętrznym wiąże się również z pewnymi wyzwaniami. Ważne jest skrupulatne wybranie dostawcy usług, który posiada odpowiednie doświadczenie i zrozumienie branży, w której działa firma. Ponadto istotne jest utrzymanie dobrej komunikacji i współpracy między firmą a dostawcą usług, aby ustalić jasne cele i łatwo określać stopień ich realizacji.

Rys. 1 Zakres prac możliwych do wykonania podczas Outsourcingu IT; źródło: Symbioza.IT

W tym artykule chcemy skupić się tylko na współpracy w ramach outsourcingu IT. Jeżeli jednak chcesz dowiedzieć się nieco więcej o samej usłudze, zapraszamy do lektury naszych wcześniejszych postów blogowych:

• Outsourcing IT od A do Z, czyli na czym polega obsługa informatyczna firmy?
• Czy outsourcing IT zamiast informatyka na etacie może się udać?

Dlaczego outsourcing informatyczny dla firm się opłaca?

Outsourcing IT to strategia, która pozwala organizacji obniżyć koszty związane z zatrudnianiem własnych specjalistów i utrzymaniem infrastruktury informatycznej, jednocześnie zapewniając wsparcie techniczne i regularny rozwój technologiczny. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorstwo może skoncentrować się na swojej głównej działalności, jednocześnie mając pewność, że będzie ono działało nieprzerwanie. Ponadto profesjonaliści z firmy IT dbają o bezpieczne zarządzanie danymi, dzięki czemu ryzyko wycieku poufnych informacji jest zminimalizowane. Oczywiście, korzyści płynące z outsourcingu IT nie ograniczają się tylko do tego!

Najważniejsze korzyści, które daje outsourcing informatyczny dla firm to:

• oszczędność czasu, ponieważ specjaliści zewnętrzni są w stanie szybko wdrożyć nowoczesne rozwiązania, usprawniając działanie i rozwój firmy. Ich szerokie doświadczenie, pozwala dokładniej dopasować systemy i oprogramowanie do specyfiki działalności obsługiwanej organizacji. Ponadto są dostępni na żądanie i elastycznie reagują na nagłe potrzeby i problemy,
• dostęp do najnowszych technologii, bo dzięki usługom IT można regularnie wprowadzać innowacyjne rozwiązania związane z prowadzoną działalnością, wdrażać nowoczesne systemy zarządzania, takie jak oprogramowanie ERP do planowania zasobów czy przenieść się do chmury dla firm,
• elastyczność w zarządzaniu zadaniami informatycznymi. Jeśli przedsiębiorstwo chce zrealizować projekt polegający np. na wdrożeniu nowego systemu, nie musi zatrudniać własnych specjalistów, tylko skorzystać z zasobów IT firmy outsourcingowej. Jest to znacznie bardziej ekonomiczne rozwiązanie niż rekrutowanie i zwalnianie pracowników odpowiedzialnych za realizację danego projektu,
• stałe zabezpieczenie przed awariami. W ramach outsourcingu zespół specjalistów IT z firmy zewnętrznej może zająć się  monitoringiem i nadzorowaniem wszystkich procesów w przedsiębiorstwie, wychwytując ewentualne nieprawidłowości i usuwając je na czas. Outsourcing IT obejmuje również opiekę nad serwerami, oprogramowaniem oraz tworzenie kopii zapasowych,
• możliwość współpracy z najlepszymi specjalistami z branży informatycznej. To wykwalifikowane osoby z odpowiednim wykształceniem, wieloma certyfikatami i bogatym doświadczeniem, których bezpośrednie zatrudnienie mogłoby być zbyt kosztowne dla wielu przedsiębiorstw.

Decydując się na korzystanie z usługi outsourcingu IT, przedsiębiorcy mogą zrezygnować z wielu zadań organizacyjnych. Nie muszą już zajmować się zarządzaniem zespołem IT, zakupem i aktualizacją oprogramowania czy szkoleniami pracowników z obsługi IT.

Firma outsourcingowa dostarcza precyzyjnie określony w umowie zakres usług informatycznych. Dokładne określenie potrzebnego wsparcia oraz dostosowanie do niego budżetu to gwarancja udanej współpracy między firmami.

Outsourcing IT – jak wygląda współpraca z firmą informatyczną?

Firma outsourcingowa, świadcząca tę usługę, w pierwszym kroku zajmuje się rozpoznaniem potrzeb klienta. Zwykle wiąże się to z przeprowadzeniem:

• rozmowy z zarządem przedsiębiorstwa,
• wywiadu z pracownikami,
• kompleksowego audytu IT

W dalszym kroku specjaliści z firmy informatycznej przetwarzają zebrane przez siebie informacje i wracają do Klienta z propozycją współpracy – ofertą zawierającą zakres i cenę planowanych działań. Jeżeli przedstawione rozwiązania odpowiadają danej organizacji, a koszt outsourcingu IT mieści się w wyznaczonym przez nią budżecie, następuje podpisanie umowy i rozpoczęcie współpracy.

W następnym kroku wyznaczeni zostają administratorzy sieci, którzy opiekują się infrastrukturą danego Klienta. Wybór osób uzależniony jest od kompetencji wymaganych przy obsłudze konkretnej firmy. Specjaliści ci są na stale przypisani do danego Klienta, dzięki czemu dobrze poznają środowisko informatyczne obsługiwanej organizacji i budują trwałe relacje z zatrudnionymi w niej pracownikami.

Kompleksowy outsourcing IT dla Twojego biznesu polega na stałym wsparciu informatycznym:

• w formie zdalnej (outsourcing zdalny), poprzez dział HelpDesk,
• stacjonarnie w trakcie dyżurów administratorów w firmie (częstotliwość ustalana według potrzeb),
• stacjonarnie, kiedy naprawa awarii wymaga obecności na miejscu

Rys. 2 Outsourcing IT – początek współpracy, źródło: Symbioza.IT

Tak jak wspomnieliśmy profesjonalna obsługa IT to nie tylko dbałość o bezpieczeństwo i wydajność sieci oraz nieprzerwane działanie przedsiębiorstwa. Celem outsourcingu informatycznego w Symbioza.IT jest wsparcie firmy w jej naturalnym rozwoju. Nasi administratorzy sieci wykazują duże zaangażowanie i regularnie wychodzą z propozycjami nowych rozwiązań technologicznych.

Modele rozliczeń outsourcingu IT

Outsourcing IT jest usługą informatyczną, którą rozliczać można zwykle według dwóch modeli: godzinowo oraz jako abonament. Pierwsza opcja (godzinowa) sprawdzi się w:

• mniejszych przedsiębiorstwach;
• organizacjach, które nie mają dużych potrzeb w obszarze IT;
• firmach, którym wystarcza doraźna pomoc;
• przedsiębiorstwach, które zatrudniają już informatyków wewnątrz organizacji, ale niekiedy potrzebują wsparcia zewnętrznego.

Współpraca w ramach tego modelu rozpoczyna się od ustalenia stawki za godzinę pracy specjalisty. Przepracowane godziny sumuje się na końcu każdego okresu rozliczeniowego i zostaje za nie wystawiona faktura VAT. Koszt usługi outsourcingu informatycznego może być zatem inny w każdym miesiącu współpracy.

Rys. 3 Modele rozliczeń Outsourcingu Informatycznego w Symbioza.IT; źródło: Symbioza.IT

Stały abonament to odpowiedni wybór dla firm bez jakiegokolwiek wsparcia IT, zatrudniających wielu pracowników i o większych potrzebach związanych z obsługą sieci. W przypadku abonamentu usługobiorca płaci co miesiąc stałą stawkę, niezależnie od liczby przepracowanych przez specjalistę godzin. Jeżeli jednak organizacja cechuje się wyżej wymienionymi wyznacznikami, to taki model rozliczeń jest zwykle dla niej bardziej opłacalny niż ten za przepracowane godziny.

Outsourcing informatyczny – od czego zależy cena?

Ile kosztuje outsourcing IT? Co wpływa na cenę zewnętrznej obsługi informatycznej? Koszt tej usługi uzależniony jest przede wszystkim od liczby urządzeń podłączonych do sieci, a także liczby ich użytkowników, czyli od wielkości przedsiębiorstwa. Firma outsourcingowa dzięki tym informacjom ocenia czaso- oraz pracochłonność stałego wsparcia technicznego.

Dodatkowo znaczenie mają także potrzeby pracowników i zakres wykorzystywania przez nich infrastruktury informatycznej. Niektóre przedsiębiorstwa potrzebują jedynie kilku narzędzi IT oraz podstawowych zabezpieczeń, inne bardziej zaawansowanych systemów informatycznych oraz rozszerzonej ochrony danych. Podobnie sprawa ma się z realizowanymi w firmie procesami, im bardziej są one skomplikowane i im więcej wsparcia IT potrzebują, tym cena usługi będzie wyższa.

Bez poznania indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa trudno jest określić zakres koniecznych prac, dlatego dokładna wycena outsourcingu usług IT zwykle przedstawiana jest dopiero po przeprowadzeniu audytu informatycznego. Można jednak założyć, że w większości przypadków koszty outsourcingu IT są mniejsze niż koszty utrzymania pracownika etatowego.

Dodatkowe usługi, czyli czym wyróżnia się dobra firma outsourcingowa?

Dobra firma informatyczna oferująca outsourcing IT zapewnia ciągły monitoring sieci oraz gwarantuje utrzymanie infrastruktury IT, ale nie tylko. Proponuje ona także dodatkowe usługi i rozwiązania, które wpływają na rozwój wspomnianego środowiska. Mogą to być np. nowe systemy i narzędzia IT, dodatkowe zabezpieczenia czy szkolenia informatyczne dla pracowników. Co ważne, to specjaliści z firmy IT wychodzą z inicjatywą i to oni przedstawiają wspomniane propozycje przed zarządem obsługiwanej organizacji.

Rys.4 Specjaliści zatrudnieni w Symbioza.IT; źródło: Symbioza.IT

Im szerszy zakres usług oferowanych przez firmę informatyczną, tym większa pewność, że gwarantuje ona kompleksową obsługę oraz wsparcie w każdym obszarze związanym z IT. Właśnie dlatego przy wyborze firmy warto sprawdzić, czy zatrudnia ona zespół ekspertów o różnych specjalizacjach. Jeżeli zastanawiasz się, po czym jeszcze poznać dobrą firmę IT, zapoznaj się z naszym wcześniejszym artykułem: Outsourcing IT – na co zwrócić uwagę podczas wyboru firmy informatycznej?

Outsourcing IT – nowoczesne usługi informatyczne

Outsourcing IT w ofercie Symbioza.IT to gwarancja nowoczesnych usług informatycznych, świadczonych przez specjalistów z wieloletnim doświadczeniem w branży. Naszą przewagą jest zaangażowanie oraz indywidualne podejście do potrzeb Klienta. Nie ma dwóch organizacji, które obsługujemy w ten sam sposób, a oferowane przez nas wsparcie informatyczne zawsze dopasowujemy do konkretnego projektu. Gwarantujemy dostęp do najnowszych technologii oraz usługi IT na najwyższym poziomie.

Rys. 5 Baner zachęcający do kontaktu; źródło: Symbioza.IT

Symbioza.IT to firma informatyczna z Poznania, która na co dzień oferuje swoim klientom outsourcing usług IT oraz zajmuje się wdrożeniami systemów ERP, Power BI, czy Microsoft 365 (dawny Office 365). Przeprowadzamy także profesjonalny audyt IT, doradztwo technologiczne oraz szkolenia dla pracowników. Nasz zespół specjalistów tworzą inżynierowie wsparcia z działu HelpDesk IT, administratorzy i architekci sieci, programiści oraz wdrożeniowcy.

Jeżeli szukasz dostawcy usług IT, który w sposób kompleksowy zaopiekuje się siecią komputerową Twojej firmy, skontaktuj się z nami. Zadbamy nie tylko o to, aby infrastruktura IT w Twojej organizacji pozostała bezawaryjna oraz wydajna, ale także stale się rozwijała, nadążając za wzrostem Twojego biznesu. Nie czekaj! Napisz do nas już dziś!