Automatyzacja procesów

Wiele przedsiębiorców zastanawia się nad tym, w jaki sposób może usprawnić codzienną pracę swojej firmy. Często w takiej sytuacji pada decyzja o zatrudnieniu dodatkowych osób lub weryfikacji przebiegu realizowanych zadań. I chociaż te rozwiązania mogą nieść za sobą spore korzyści, to nie stanowią jedynej dostępnej opcji. Warto rozważyć także rozwój technologiczny oraz wprowadzenie oprogramowania automatyzującego pracę. Kiedy i jak to zrobić?

Z tego artykułu dowiesz się:

• kiedy firma powinna zautomatyzować procesy biznesowe;
• jakie korzyści niesie za sobą taka automatyzacja;
• jakie narzędzia pomagają w automatyzacji pracy;
• jak wygląda krok po kroku wdrożenie systemu do automatyzacji pracy.

Odpowiednia pora na automatyzację procesów biznesowych

Jak rozpoznać moment, w którym firma potrzebuje wsparcia narzędzi lub systemów informatycznych? Kiedy jest odpowiedni czas na automatyzację procesów? Tak naprawdę na te pytania można odpowiedzieć dwojako.

Po pierwsze: zawsze, ponieważ wsparcie technologiczne niezależnie od etapu życia firmy ułatwia pracownikom wykonywanie obowiązków. Jeżeli zatem jest taka możliwość, to warto z niej korzystać jak najszybciej. Im prędzej wdrożone zostaną rozwiązania technologiczne, tym łatwiejsza implementacja oraz przerzucenie do nich podejmowanych w firmie procesów. Trzeba jednak mieć na uwadze, że nie każda organizacja na początku działalności może pozwolić sobie na zakup często kosztownego oprogramowania.

Po drugie: podczas intensywnego rozwoju przedsiębiorstwa. Na wsparcie informatyczne warto się zdecydować, gdy managerowie oraz pracownicy czują, że liczba obowiązków zaczyna ich przytłaczać, zadania się piętrzą lub umykają między palcami, a podejmowane procesy stają się coraz bardziej skomplikowane. W takim momencie zwykle też koszty wdrożenia nie nadwyrężają znacznie budżetu przedsiębiorstwa.

Rys. 1 Infografika: Kiedy zdecydować się na automatyzację procesów?; źródło: Symbioza.IT

Program do automatyzacji pracy – jakie są korzyści?

No dobrze wiesz już, kiedy najlepiej sprawdzi się automatyzacja pracy. Dlaczego jednak w ogóle warto się na nią decydować? Możemy wymienić kilka korzyści, jakie niesie za sobą automatyzacja procesów, a są nimi:

• usprawnienie codziennej pracy;
• zwiększenie wydajności zespołu;
• zwiększenie zadowolenia pracowników;
• możliwość zatrudnienia mniejszej liczby osób do wykonywania tej samej pracy;
• lepsza kontrola procesów i opcja dzielenia się efektami pracy.

Biorąc pod uwagę wymienione zalety, można śmiało stwierdzić, że koszty wdrożenia systemu informatycznego lub narzędzia IT bardzo szybko się zwracają, a tym samym stanowią dla firmy korzystną inwestycję.

Od programu po system, czyli sposoby na automatyzację pracy

Każda branża rządzi się swoimi prawami, podobnie jak procesy w każdej firmie wyglądają nieco inaczej. Właśnie dlatego na rynku dostępnych jest mnóstwo rozwiązań, odpowiadających na nawet bardzo specyficzne potrzeby. I tak przedsiębiorstwo może zdecydować się na:

• niewielki program obejmujący jedną funkcjonalność, np. rozliczanie odsetek od pożyczek;
• bardziej rozbudowane narzędzie, wspierające określony obszar, np. rejestrację czasu pracy;
• kompleksowy system do obsługi zleceń, zarządzania zasobami czy relacjami z klientami.

Rys. 2 Infografika: Rozwiązania informatyczne umożliwiające automatyzację pracy; źródło: Symbioza.IT

Firmy mogą zdecydować się na gotowe rozwiązanie, dostępne na rynku, jego modyfikowaną wersję lub zupełnie nowe, programowane od zera narzędzie. O tym jak powstają aplikacje biznesowe, piszemy więcej w poniższym artykule: Aplikacje biznesowe – jak wygląda wdrożenie, ile trwa, dlaczego warto?

Należy pamiętać, że także modele wdrożeń często różnią się od siebie. Organizacja może zdecydować się na program znajdujący się w infrastrukturze dostawcy i opłacać do niego dostęp w formie abonamentu lub na rozwiązanie zainstalowane na serwerze fizycznym danego przedsiębiorstwa. Koszt tej drugiej opcji jest zdecydowanie wyższy (na start), ale też daje większe możliwości dostosowywania programu do potrzeb konkretnego biznesu.

To, jakie rozwiązanie sprawdzi się w danej firmie, zależy przede wszystkim od jej potrzeb, profilu działalności oraz podejmowanych w niej procesów. W wyborze odpowiedniego narzędzia IT lub systemu najlepiej pomoże profesjonalna firma informatyczna.

Rola firmy informatycznej w automatyzacji procesów biznesowych

Zastanawiając się nad tym, jaka jest rola firmy informatycznej w automatyzacji procesów, od razu przychodzi nam do głowy odpowiedź: wdraża odpowiednie systemy. I jest to jak najbardziej prawda, jednak niepełna.

Firma IT wsłuchuje się w potrzeby przedsiębiorstwa i wraca z optymalnym dla niego rozwiązaniem. Nie musisz samemu szukać konkretnego programu – wystarczy, że powiesz konsultantom czego oczekujesz. Jeżeli korzystasz z usług profesjonalistów, możesz liczyć także na wsparcie powdrożeniowe. Poniżej przedstawiamy krok po kroku proces wdrażania rozwiązań informatycznych, pomagających w automatyzacji pracy.

Krok 1: Dobór firmy informatycznej

Pierwszym krokiem wdrożenia jest znalezienie firmy IT, która się nim zajmie. Na rynku obecnych jest wiele takich podmiotów, dlatego podczas wyboru warto skupić się na ich całościowej ofercie oraz dotychczasowym doświadczeniu. Wybrana firma informatyczna powinna świadczyć kompleksowe usługi z zakresu IT, w tym zarówno wdrożenia oprogramowania, outsourcing IT, jak i doradztwo technologiczne. Dzięki temu masz pewność, że otrzymasz pełne wsparcie na każdym etapie wdrożenia.

Krok 2: Początek współpracy z firmą IT

Początkowy etap współpracy z firmą informatyczną jest bardzo ważny podczas wdrożeń każdego programu, także systemu do automatyzacji pracy. Zwykle wiąże się ono z przedstawieniem przez nabywcę potrzeb i oczekiwań oraz rozpoznaniem przez dostawcę procesów realizowanych w danej organizacji.

Na tym etapie często wykonuje się audyt IT lub wywiad z pracownikami tak, aby jak najlepiej poznać strukturę organizacji oraz dotychczasowe sposoby na wykonywanie wybranych lub wszystkich (w zależności od zasięgu wdrażanego oprogramowania) obowiązków.

Krok 3: Przedstawienie i dobór rozwiązań oraz planowanie pracy

Profesjonalna firma informatyczna, po zdobyciu odpowiedniej wiedzy, przygotuje propozycje rozwiązań, które najlepiej wpiszą się w potrzeby danego przedsiębiorstwa. Podczas tego etapu następuje wybór rozwiązań oraz omówienie ewentualnych modyfikacji, a także ustalenie planu i harmonogramu pracy.

Krok 4: Współpraca podczas wdrażania

Kolejny etap to już samo wdrożenie rozwiązania. Ta faza może znacznie różnić się w zależności od rodzaju wybranej aplikacji czy narzędzia informatycznego. Im więcej funkcji ma ono zapewniać tym dłuższy proces jego dopasowywania (gdy mówimy o gotowym rozwiązaniu) czy programowania (jeżeli mówimy o programie tworzonym od zera).

Podczas wdrożenia warto wyznaczyć pracownika lub ich niewielką grupę, którzy będą przedstawicielami firmy oraz testerami rozwiązań. Bardzo ważne, aby były to osoby otwarte na współpracę, mające na nią czas, zaznajomione z procesami biznesowymi firmy oraz chętne do wypróbowywania przygotowanych funkcjonalności. Dużym błędem jest wyznaczenie do tego zadania nowozatrudnionego lub przeładowanego obowiązkami członka zespołu.

Krok 5: Wdrożenie i wsparcie techniczne

Ostatni etap współpracy to finalne wdrożenie systemu czy narzędzia automatyzującego pracę, szkolenie z jego obsługi oraz ewentualne wsparcie techniczne. Już przy nawiązaniu współpracy warto upewnić się, czy dana firma oferuje takie usługi, jeżeli nie, to lepiej poszukać innego dostawcy. Przeszkolenie zespołu oraz stałe wsparcie techniczne są bowiem niezwykle ważne w czasie wprowadzenia nowych rozwiązań, kiedy to pracownicy dopiero się uczą jego funkcjonalności.

Rys. 3 Infografika: Wskazówki co należy robić podczas każdego etapu wdrożenia programu czy systemu do automatyzacji pracy; źródło: Symbioza.IT

Optymalizacja procesów biznesowych

Optymalizacja pracy zwiększa wydajność zatrudnionych oraz daje firmie przewagę konkurencyjną. W osiągnięciu tego celu pomóc może wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych, czyli rozwiązań technologicznych, usprawniających działania zarówno kadry zarządzającej, jak i pracowników niższego szczebla.

Nie ma znaczenia, jak bardzo rozbudowane jest wybrane przez firmę narzędzie, jeżeli spełnia ono swoją funkcję. Przy optymalizacji procesów biznesowych należy bowiem znaleźć rozwiązanie najbardziej odpowiadające danej organizacji, a nie największe czy najdroższe (chociaż czasami może takie być). W razie wątpliwości warto postawić na (popartą argumentami) rekomendację specjalistów z firmy informatycznej.

Rys. 4 Baner zachęcający do kontaktu; źródło: Symbioza.IT

Automatyzacja procesów biznesowych – dlaczego warto?

Automatyzacja procesów biznesowych pozwala zatrudnionym na szybszą, wygodniejszą i bardziej wydajną pracę – niezależnie od tego czy wdrażamy wielomodułowy system ERP, czy niewielką aplikację pozwalającą obliczyć wysokość odsetek. Kluczowe jest zatem określenie tego, jakie procesy biznesowe chcemy usprawnić, a następnie dobór programów czy narzędzi, które najlepiej się w tym sprawdzą.

Nie ulega wątpliwości, że takie rozwiązania realnie wpływają na komfort i jakość pracy, przekładając się na zadowolenie zatrudnionych. Ta niezwykle cenna wartość odpowiada często za większą lojalność wobec przedsiębiorstwa oraz zaangażowanie w sprawy firmy, realnie wpływając na jej rozwój.

Jeżeli zatem zależy Ci na usprawnieniu wybranych procesów, poprzez ich automatyzację, a nie wiesz, od czego zacząć – skontaktuj się z nami. Nasi specjaliści z przyjemnością przedstawią Ci możliwe rozwiązania.