Analiza danych w firmie – co daje? Jakie są zalety programów typu Business Intelligence?

Trudno wyobrazić sobie firmę, która zupełnie nie korzysta z analizy danych. Wgląd w wyniki finansowe czy zestawienie wydatków wydaje się absolutnym minimum w ramach zarządzania przedsiębiorstwem. Niektóre organizacje idą jednak o krok dalej – zatrudniają profesjonalnych analityków lub korzystają z zaawansowanych narzędzi takich jak systemy Business Intelligence. Co daje analiza danych biznesowych? Jakie zalety mają programu typu Power BI?

Z tego artykułu dowiesz się:

• co można zyskać dzięki analityce danych biznesowych;
• czym jest idea Business Intelligence oraz program Power BI;
• co umożliwia Power BI;
• ile kosztuje wdrożenie Power BI?

Analiza danych biznesowych – dlaczego warto? Jakie są jej zalety?

Analiza danych ułatwia zarządzanie biznesem – co do tego chyba nikt nie ma wątpliwości. Niektórzy przedsiębiorcy nie zdają sobie jednak sprawy, jaką siłą jest kompleksowa, dogłębna analiza procesów, wyników czy wydatków. Tak jak wspomnieliśmy, skupiają się oni tylko na podstawowych raportach. Te dostarczają co prawda pewną wiedzę, jednak często niejasną i trudną w odczytaniu, nie mówiąc już o wyjaśnieniu przyczyn wskazanego stanu rzeczy.

Zdarza się, że wszelkie decyzje strategiczne motywowane są tymi niepełnymi, niejasnymi raportami lub po prostu intuicją właściciela firmy. I o ile często takie działanie przyniesie pozytywny skutek – z uwagi na jego wiedzę i doświadczenie, o tyle w pewnym momencie może przyczynić się to do negatywnych konsekwencji dla prowadzonej organizacji.

Podstawowe informacje to za mało – tylko kompleksowa analiza danych biznesowych, która nie pomija powiązań pomiędzy procesami, a także opiera się na wielu informacjach i źródłach, jest w stanie przedstawić faktyczny obraz działania przedsiębiorstwa. Co można zyskać dzięki takiej profesjonalnej analityce danych?

Stała kontrola i wgląd w aktualny obraz firmy

Podstawa sprawnego oraz efektywnego zarządzania to świadomość jak działa dana firma lub jej wybrany dział. Właśnie dlatego tak ważna jest stała kontrola oraz wgląd w realizowane procesy. Trzymając rękę na pulsie, zdecydowanie łatwiej wychwycić nieprawidłowości lub znaleźć obszary wymagające poprawy. Analityka danych bieżących pozwala także uniknąć przykrych niespodzianek oraz przygotować się na nadchodzące kryzysy.

Porównywanie okresów

Dodatkowym plusem systematycznej analizy danych jest możliwość porównywania okresów, przykładowo raportów sprzedażowych z dwóch kwartałów. Informacje zawieszone w kontekście, które można odnieść do innego czasu czy warunków, wskazują aktualną kondycję firmy. Podczas porównywania najłatwiej wyłapać wszelkie niuanse, mogące umknąć przy odczytywaniu danych tylko z aktualnego okresu.

Planowanie zmian i podejmowanie decyzji, a także prognozowanie trendów

Efektem analizy danych, stałej kontroli i porównywania okresów jest możliwość rzetelnego zaplanowania zmian oraz podjęcia trafnych decyzji biznesowych. Wszystko to na podstawie twardych danych, a nie intuicji, której nie zawsze należy ufać. Co więcej, dzięki dostrzeganiu nawet najmniejszych odchyleń, możliwe jest przewidywanie trendów, a tym samym zyskanie przewagi konkurencyjnej w swojej branży.

Planowanie celów biznesowych, budżetów, sprawiedliwego systemu premiowego

Analiza danych pomaga nie tylko w kontroli oraz usprawnieniu pracy czy realizowanych procesów, ale także w planowaniu celów sprzedażowych, budżetów dla poszczególnych działów oraz sprawiedliwego systemu premiowego.

Weryfikacja efektów wprowadzonych zmian

Analiza procesów po przeprowadzonych w firmie zmianach pozwala w łatwy sposób ocenić czy podjęta decyzja była trafna. Dane w jasny sposób wykażą poprawę lub pogorszenie wyników finansowych, wydajności, efektywności itp. Analiza biznesowa umożliwia zatem obok wychwytywania niedociągnięć oraz planowania modyfikacji, ich późniejszą weryfikację.

Co to jest Business Intelligence? W jaki sposób umożliwia analizę dużych zbiorów danych?

Business Intelligence to proces przekształcania danych z różnych źródeł w informacje, przekazujące konkretną widzę na temat funkcjonowania organizacji. Celem BI jest zamiana trudnych w odczytywaniu danych w bardzo intuicyjne, proste w zrozumieniu wizualizacje, takie jak wykresy, dashboardy czy raporty. Oprogramowanie to w znaczny sposób usprawnia pracę managerów, dyrektorów czy właścicieli firm.

Rys. 1 Schemat działania Systemów Business Intelligence; źródło: Symbioza.IT

Więcej na temat Business Intelligence przeczytasz w artykule: Business Intelligence – co to jest, jakie ma zastosowanie, czy warto?

Power BI – co to?

Power BI to system Business Intelligence wyprodukowany przez Microsoft. Stanowi jedno z najbardziej polecanych oraz najpopularniejszych rozwiązań tego typu. Dzieje się tak między innymi z uwagi na zaawansowane opcje oprogramowania, jego intuicyjną obsługę oraz łatwą dostępność do finalnych raportów i danych (niezależnie od urządzenia).

Analiza danych biznesowych w Power BI – korzyści

No dobrze, ale czym charakteryzuje się Power BI? Jakie korzyści daje jego użytkownikom? Są to między innymi opcje:

• tworzenia interaktywnych raportów, które można udostępniać współpracownikom;
• zarządzania poziomem widoczności raportów – przykładowo kierownik działu widzi wszystkie szczegóły, a pracownik tylko ogólne informacje;
• korzystania z wielu źródeł danych, takich jak chmura, Microsoft Excel, bazy danych czy CRM;
• aktualizowania raportów w czasie rzeczywistym;
• porównywania raportów z różnych okresów i wglądu do historii;
• wyświetlania najważniejszych informacji na dashboardach;
• dostępu online z dowolnego urządzenia.

Rys. 2 Analiza danych biznesowych w Power BI – zalety; źródło: Symbioza.IT

Mistrz analizy danych – jak działa Power BI?

Microsoft Power BI przetwarza surowe dane w czytelne raporty. W pierwszym kroku konieczne jest zatem wybranie źródeł, z których mają być pobierane informacje. Jak już wspomnieliśmy, mogą to być różne pliki czy systemy. Program umożliwia także wykorzystanie kilku baz danych w jednym raporcie, co jest bardzo pomocne, szczególnie przy weryfikowaniu kondycji całej organizacji.

System BI od Microsoftu pozwala na przygotowanie szablonów raportów, które później w prosty sposób można uzupełniać o aktualne dane. Na tym etapie warto zaufać profesjonalistom z firmy informatycznej. Oczywiście program Power BI jest intuicyjny i wielu użytkowników poradzi sobie z jego podstawową obsługą samodzielnie, jednak jego prawdziwy potencjał wykrzesać może prawdopodobnie tylko osoba z doświadczeniem w pracy z narzędziami Business Intelligence.

Pełna interaktywność oraz bardzo duża swoboda działania w systemie BI umożliwia przygotowanie interesujących zestawień, zawierających mnóstwo cennych informacji. Może to być np. raport sprzedaży, wydajności produkcji czy rentowności danego działu. Dużą zaletą jest także gradacja uprawnień. Sprawia ona przykładowo, że manager działu widzi szczegółowe wyniki każdego handlowca, a konkretny sprzedawca tylko swoje i wspólne całego zespołu.

Bardzo ważne jest także to, że w Power BI użytkownik nie musi analizować surowych danych – z powodzeniem może działać na czytelnych wykresach, które od razu zwracają jego uwagę na najważniejsze informacje.

Rys 3. Jak działa Power BI? Co umożliwia ten system do analizy danych?; źródło: Symbioza.IT

Ile kosztuje wdrożenie Power BI, systemu do analizy danych?

Na cenę wdrożenia Power BI składają się dwie główne składowe – koszty miesięcznych licencji, które zwykle są niewielkim wydatkiem oraz cena przygotowania personalizowanych raportów. Ta druga jest zdecydowanie wyższa – z uwagi na ilość pracy, która musi zostać wykonana. Mowa tutaj o przeanalizowaniu procesów biznesowych danej organizacji, następnie uporządkowaniu źródeł danych i zaplanowaniu personalizowanych zestawień, by finalnie stworzyć raport, z którego będą mogli korzystać wszyscy lub wybrani pracownicy.

Należy pamiętać, że koszt przygotowania takiego raportu jest jednorazowy – użytkownicy działają na szablonie, który automatycznie się aktualizuje. Nie ma konieczności zlecania przygotowania nowego raportu w każdym miesiącu czy kwartale.

Od czego zacząć analizę danych w swojej firmie?

Analizę danych w swojej firmie warto zacząć od znalezienia profesjonalnych narzędzi. Najbardziej efektywne są te, działające w zgodzie z ideą Business Intelligence. Jeżeli zatem zależy Ci na przygotowaniu profesjonalnych zestawień i raportów, które dają wgląd w całościowy obraz przedsiębiorstwa, zdecyduj się na Power BI.

Rys. 4 Baner zachęcający do kontaktu; źródło: Symbioza.IT

Wdrożeniem oprogramowania BI od Microsoftu zajmują się firmy informatyczne, takie jak Symbioza.IT. Skontaktuj się z nami – mamy wieloletnie doświadczenie w realizowaniu podobnych usług i z przyjemnością przygotujemy ofertę dla Twojej firmy. Kompleksowa analiza danych biznesowych to pierwszy krok do sprawniejszego zarządzania przedsiębiorstwem. Nie czekaj – napisz do nas!