ERP – co to jest, jakie procesy wspiera, dlaczego warto?

Dane magazynowane w systemie ERP oraz informacje, które dzięki nim można uzyskać są wsparciem dla funkcjonowania niemal każdego działu w przedsiębiorstwie. To backofficowe (zapleczowe) oprogramowanie pozwala zaplanować sprzedaż, produkcję i logistykę, a także przeanalizować podejmowane w firmie procesy i wyeliminować znalezione błędy. Czym jest system ERP i w jaki sposób narzędzie to wspiera poszczególne obszary? Odpowiadamy!

Z tego artykułu dowiesz się:

• co to jest system ERP;
• jakie działy i procesy wspierają nowoczesne systemy ERP;
• dlaczego warto wprowadzić system ERP w swojej firmie;
• co oferuje Dynamics 365 Business Central?

Co to jest ERP?

W pierwszym kroku musimy zrozumieć co oznacza skrót ERP. Jest to akronim angielskiego określenia Enterprise Resource Planning, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Warto tutaj zaznaczyć, że owe zasoby to nie tylko środki finansowe, lecz także pracownicy danej firmy, wykorzystywane w niej urządzenia czy maszyny, półprodukty oraz produkty przez nią oferowane. System ERP jest oprogramowaniem wspierającym zarządzanie przedsiębiorstwem.

Rys. 1 Infografika – jakimi zasobami przedsiębiorstwa można zarządzać poprzez system ERP?; źródło: Symbioza.IT

System klasy ERP – do czego wykorzystać?

Funkcjonalności systemu ERP można z powodzeniem wykorzystać w wielu działach firmy. Pozwala on na kompleksowe zarządzanie organizacją od zaplecza, czyli back-officowo. Wśród obszarów, jakie wspiera, możemy wymienić finanse, logistykę, produkcję, marketing, sprzedaż czy magazynowanie.

Enterprise Resource Planning w sprzedaży i marketingu

Jak wykorzystać system ERP w działaniach handlowych? Przede wszystkim oprogramowanie daje możliwość zaplanowania cennika oraz sprawdzenia rentowności zamówień. Dzięki temu sprzedawca wie, czy dana transakcja może zostać objęta dodatkowym rabatem oraz jaka mogłaby być maksymalna kwota zniżki.

Wgląd w stan magazynowy oraz wartość posiadanych produktów pozwala także zaplanować dalsze działania sprzedażowe i marketingowe. I tak specjaliści mogą skupić się np. na promocji produktów, których dana firma ma dużo na stanie lub takich, których koszt magazynowania jest wysoki.

Co ciekawe dobry system ERP przechowuje także informacje o samych Klientach oraz ich historię płatności. Pozwala to m.in. na kontrolę kolejnych zamówień oraz blokadę ich np. w przypadku opóźnienia w rozliczeniu poprzedniej faktury. Z kolei dla rzetelnego nabywcy handlowcy mogą przygotować dodatkowe promocje czy korzystniejsze warunki zakupu.

System ERP w logistyce i produkcji

Jak już wspomnieliśmy wcześniej, system do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa przechowuje informacje na temat stanu magazynowego firmy. Wgląd do takich danych przydaje się nie tylko podczas planowania działań sprzedażowych, lecz także, a może i przede wszystkim podczas zarządzania produkcją.

System ERP pozwala zaplanować produkcję, dostarczając informacji na temat:

• wymaganych komponentów, a także ich aktualnej liczbie na stanie,
• kosztów oraz czasu wytworzenia produktów,
• wyrobów gotowych i ich aktualnej wartości.

Rys. 2 Infografika – jakie obszary wspiera system ERP?; źródło: Symbioza.IT

Wszystkie te dane pozwalają określić możliwości produkcyjne w danym okresie, tj. obliczyć, ile artykułów jest w stanie wytworzyć firma we wskazanym czasie.

Oprogramowanie ERP pozwala na sprawne zarządzanie procesem produkcyjnym, a także dostarcza informacje na temat zapotrzebowania materiałowego. System informatyczny ERP można wykorzystać również przy planowaniu produkcji odrębnych serii produktów, będących specjalnym, personalizowanym zamówieniem na życzenie Klienta.

Systemy klasy ERP w logistyce z kolei pomagają w planowaniu dostaw i wysyłek towarów. Dostarczają one danych na temat dostawców oraz ich nawyków. Dzięki temu pracownicy z łatwością mogą wybrać optymalne terminy przywozu towarów – takie, które nie narażają firmy na wysokie koszty ich przechowywania, a jednocześnie nie opóźniają samej produkcji.

Systemy ERP w zarządzaniu i finansach

System klasy ERP wspiera także pracowników działu finansowego oraz kadrę zarządzającą. W jaki sposób? Oprogramowanie to pozwala na kontrolę i planowanie wydatków, daje dostęp do bilansu zysku i strat, a także umożliwia fakturowanie oraz prowadzenie ksiąg rachunkowych. Dzięki kontroli budżetów w łatwy sposób można ocenić rentowność danego projektu.

Osoby zarządzające przedsiębiorstwem mają dostęp także do raportów utworzonych z danych zebranych w programie. Dzięki temu mogą oni w prosty sposób ocenić przebieg danego procesu, znaleźć w nim błędy oraz wprowadzić konieczne zmiany. Raporty przedstawiają także wyniki działów, oddziałów czy nawet całej firmy – dyrektorzy poszczególnych jednostek mogą porównywać je między sobą, a tym samym oceniać działanie przedsiębiorstwa w skali lokalnej i globalnej.

Funkcjonalności ERP – dlaczego warto wprowadzić go w swojej firmie?

Wszystkie obszary, które wspiera oprogramowanie klasy ERP, są ze sobą w pewien sposób połączone. Wykorzystywane razem pozwalają zadbać o sprawne działanie przedsiębiorstwa oraz umożliwiają wydobycie jego pełnego potencjału.

System ERP jest oprogramowaniem, które pomaga w realizacji codziennych zadań każdego pracownika, niezależnie od szczebla jego kariery. Oprogramowanie stanowi wsparcie dla zespołu na wszystkich etapach realizacji projektu czy zamówienia od sprzedaży, poprzez produkcję i logistykę, a na finansach i analizie kończąc.

Rys. 3 Infografika wskazująca czym jest oprogramowanie ERP oraz jakie korzyści daje; źródło: Symbioza.IT

Co więcej, system ERP jest transparentny dla każdego użytkownika, a tym samym pozwala na szybkie zapoznanie się z realizowanymi zadaniami. W przypadku urlopu jednego z pracowników, inny bez większych kłopotów będzie mógł przejąć obsługiwane przez nieobecnego projekty. Praca na jednej wspólnej bazie danych pozwala także uniknąć rozproszenia informacji, które to może prowadzić do nieporozumień w zespole czy powstania błędów. Warto pamiętać także o tym, że system ERP to jedno oprogramowanie, oferujące wiele możliwości i eliminujące potrzebę korzystania z kilku narzędzi naraz. Tym samym zwiększa się komfort pracowników, a w konsekwencji także ich wydajność.

Czym wyróżnia się system ERP od Microsoftu?

System Dynamics 365 Business Central to kontynuacja oprogramowania Microsoft Dynamics NAV i przez wiele osób nadal jest w ten sposób nazywany. Jest to kompleksowe narzędzie wspomagające zarządzanie firmą, jednak biorąc pod uwagę funkcjonalności, jakie oferuje, śmiało możemy nazwać je ERP-em od Microsoftu.

Oferuje on wsparcie dla użytkowników podczas sprzedaży, realizacji projektów, produkcji, rozliczeń finansowych, zarządzania firmą itd., czyli wszystko to, co powinien robić dobry system ERP. Ponadto Business Central gwarantuje dobrą integrację z innymi narzędziami Microsoftu. Mowa tutaj zarówno o podstawowych aplikacjach biurowych, jak i bardziej zaawansowanych programach, takich jak Power BI.

Power BI – system informatyczny zgodny z Ideą Business Intelligence. Jego zadaniem jest przetwarzanie danych w czytelne i interaktywne raporty, które dają całościowy obraz funkcjonowania przedsiębiorstwa. Więcej o narzędziach BI przeczytasz w naszym artykule: Business Intelligence – co to jest, jakie ma zastosowanie, czy warto?

Dynamics 365 Business Central ma bardzo czytelny interfejs, sprawiający, że obsługa programu jest banalnie prosta nawet dla najmniej technicznych osób.

Co ważne ten system informatyczny jest bardzo elastyczny, dzięki czemu można go dostosować do specyficznych wymagań organizacji czy procesów w niej realizowanych. Oczywiście, aby tak się stało, wdrożeniem systemu powinna zająć się doświadczona w tym obszarze firma informatyczna.

Jak wygląda wdrożenie systemów do planowania zasobów przedsiębiorstwa?

Wdrożenia systemu ERP, tak jak wszystkich innych programów informatycznych, wymagają odpowiedniego przygotowania. Ten etap pochłania znaczną część czasu implementacji. Możemy wymienić następujące fazy wdrożenia systemu ERP:

• mapowanie procesów biznesowych – rozpoznanie schematów i nietypowych rozwiązań;
• określenie potrzeb – wskazanie niezbędnych elementów, jakie musi posiadać system;
• archiwizacja danych – tak, aby nowy system informatyczny zawierał tylko aktualne informacje;
• testy – faza, podczas której wybrani pracownicy zapoznają się z systemem;
• wdrożenie systemu – implementacja programu dla całej firmy;
• wsparcie powdrożeniowe – pomoc w pracy z systemem, szkolenia, odpowiedzi na pytania.

Rys. 4 Wdrożenie systemu ERP krok po kroku, źródło: Symbioza.IT

W czasie wdrożenia należy pamiętać o sprawnej komunikacji z firmą zajmującą się implementacją oprogramowania. Wyznaczenie grupy testerów oraz osoby do kontaktu z pewnością przyśpieszy cały projekt. Wdrożenia systemów ERP trwają zwykle od kilku do kilkunastu miesięcy, a ten czas uzależniony jest od wielkości firmy, skomplikowania realizowanych w niej procesów biznesowych oraz wspomnianej wcześniej sprawności w komunikacji i jakości współpracy.

Wdrożenia systemu ERP – od czego zacząć?

Jeżeli planujesz wdrożenie systemu ERP w swoim przedsiębiorstwie, to w pierwszym kroku zgłoś się do odpowiedniego dostawcy usług, czyli firmy informatycznej oferującej taką implementację. Profesjonalistów poznasz po chęci przeprowadzenia szczegółowego wywiadu oraz mapowania procesów biznesowych, a także gwarancji wsparcia powdrożeniowego. Jedną z firm, które oferują wdrożenie systemu ERP, jest Symbioza.IT. Skontaktuj się z nami już dziś! Nasi specjaliści z przyjemnością dobiorą rozwiązanie, które najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie.