Jakie korzyści wniosło wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV w firmie Botech Group GmbH?
O firmie
Botech Group GmbH jest Niemiecką Grupą Handlową, która dostarcza klientom automatykę do bram przesuwnych, skrzydłowych i garażowych, a także pozostałe akcesoria i piloty do napędów. Od 2007 roku firma działa na rynku międzynarodowym, skupiając swoje główne działania handlowe a lokalnym niemieckim rynku, a także na terenie Francji oraz Hiszpanii.
Zastana sytuacja biznesowa
Głównym wyzwaniem, z jakim mierzyła się firma, był brak zintegrowanych narzędzi umożliwiających automatyzację procesów biznesowych. Ręczne przygotowywanie specjalistycznych wydruków, niezbędnych podczas realizacji dostaw było bardzo czasochłonne, natomiast brak rzetelnych informacji dotyczących aktualnych stanów magazynowych, powodował problemy podczas codziennej pracy i utrudniał bieżącą realizację zamówień klientów. Dodatkowym problemem był także brak możliwości elastycznego zarządzania cennikami. Firma nie miała również możliwości swobodnego generowania danych i zestawień dostarczanych dla zewnętrznej księgowości oraz członków zarządu.
Podstawowym problemem był brak integracji z zewnętrznymi systemami sprzedaży. Brak odpowiedniego systemu powodował konieczność ręcznego przepisywania i korygowania danych pochodzących z serwisów internetowych przez pracowników. Ręczne wprowadzanie danych było bardzo pracochłonne oraz powodowało częste pomyłki, które wpływały na problemy z rozliczaniem stanów magazynowych.
Wyzwania:
- brak zintegrowanych narzędzi;
- ręczne zlecanie zadań;
- błędy w rozliczeniach stanów magazynowych.
Rozwiązanie
Po przeprowadzeniu szczegółowej analizy została podjęta decyzja o wdrożeniu systemu Microsoft Dynamics NAV dla 7 użytkowników.
Projekt swoim zasięgiem objął Dział Zakupu i Sprzedaży, Dział Zarządzania Magazynem oraz Zarząd. Wdrożenie dotyczyło standardowych funkcjonalności NAV, m.in. gospodarki magazynowej, planowania zakupów i obsługi sprzedaży oraz szeregu dodatkowych modyfikacji i integracji, usprawniających procesy realizowane w firmie. Wśród nich można wyróżnić wprowadzenie integracji platform sprzedażowych Amazon, eBay i Presta, która polega na pobieraniu zamówień, klientów oraz adresów dostaw, dodawaniu i aktualizowaniu danych w systemie NAV, a także zarządzaniu kontami i aktualizacji statusów zamówień w powiązaniu z płatnościami.
Zautomatyzowano również generowanie listów przewozowych – wprowadzenie tej funkcji pozwala na automatyczne tworzenie listów przewozowych dla przewoźnika DPD na podstawie wystawionych faktur. Dodatkowo wprowadzono integrację z systemem głównego dostawcy – dzięki temu wymiana danych obejmuje automatyczny przepływ pozycji towarowych, zamówień zakupu, przyjęć oraz faktur zakupu, a po stronie dostawcy – obsługę sprzedaży.
Korzyści:
- optymalizacja procesów biznesowych;
- oszczędność czasu;
- wzrost zadowolenia pracowników;
- możliwość zarządzania zamówieniami;
- automatyzacja przepływu informacji.
Wprowadzone rozwiązanie w znacznym stopniu przyczyniło się do usprawnienia codziennej pracy przedsiębiorstwa.